Siirsin Dropboxista Google Driveen. Tässä on Mitä olen oppinut

Vietän suurimman osan ajastani tietokoneen ääressä ja kokeilen erilaisia ​​sovelluksia ja palveluita koko päivän. Tätä teen työkseni. Sellaisenaan vietän paljon aikaa tiedostojen ja tietojen kanssa sekaisin, uusien tapojen etsimiseen tuottavuuden parantamiseen ja elämäni synkronointiin. Ongelmana on, että aloin käyttää enemmän sovelluksia kuin oli tarpeen, mikä osoittautui vain haitalliseksi. Ironista, vai mitä?

Otetaan esimerkiksi Google Drive ja Dropbox. Olen käyttänyt molempia jo jonkin aikaa, mutta äskettäin päätin jättää Dropboxin Google Driveen. Itse asiassa siirrän kaiken Googlelle, alkaen pilvitallennustilasta, ja käsittelen matkaani täällä.

Miksi Google voi kysyä? Haluan käyttää mahdollisimman vähän sovelluksia ja yhdistää kaiken saman katon alle. Pohjimmiltaan aion käyttää vähemmän sovelluksia, laajennuksia ja ominaisuuksia, jotta saavutetaan johdonmukaisuus, yhtenäisyys ja integraatio alustojen välillä.

Haluan kertoa, miksi valitsin Google Driven ja kuinka se vaikuttaa työn ja yksityiselämän tasapainoon.

1. Integrointi Google Appsin kanssa

Google integroi äskettäin joukon tuotteitaan Google Driveen. Kun avaat Google-dokumentit, näet nyt oikeassa sivupalkissa linkit Kalenteri-, Keep- ja Tasks-sovellukseen. Tämä pätee myös Gmailiin.

Tämä oli yksi tärkeimmistä syistä muuttaa Driveen. Voin nyt luoda luonnoksia Google Docsissa. Voin myös luoda muistiinpanoja ja lähettää ne Keepiin tai luoda muistutuksen kalenteriin yhdestä käyttöliittymästä. Minulle Google Drive ei ole enää vain pilvitallennusalusta, vaan tuottavuusohjelmisto.

Se säästää reaaliaikaa ja korvaa Microsoft Officen kokonaan. Kasvoin käyttäen Wordia, Exceliä ja PowerPointia, mutta en ollut kovin tyytyväinen siihen. Google Drive muuttaa tapaa, jolla käsittelen tietoja ja asiakirjoja.

Lähin asia Dropboxilla on Paper, dokumenttien muokkaustyökalu, jolla voit tehdä yhteistyötä muiden kanssa. Paper tarjoaa paremman käyttöliittymän kuin Docs, ja sen avulla voit upottaa YouTube-videoita, Google Mapsia, linkkejä, kuvia ja jopa SoundCloud-leikkeitä. Arkkeja tai powerpoint-esityksiä ei kuitenkaan voi liittää.

Dropbox luottaa siihen Microsoftin Office 365:een. Mutta jos minun on käytettävä Office 365:tä, miksi tarvitsen Dropboxia? Voin yksinkertaisesti käyttää OneDrivea. Onko järkevämpää, eikö?

2. Ilmainen tallennustila

Dropbox tarjoaa niukka 2 Gt ilmaista tallennustilaa verrattuna Googlen tarjoamaan 15 Gt. Vaikka voit kehottaa ystäviäsi lisäämään ilmaista tallennustilaasi jopa 16 Gt:iin, se on liikaa vaivaa, ja useimmat ihmiset eivät saavuta näitä lukuja.

Voit väittää, että 15 Gt voisi olla pienempi, koska se jaetaan kaikkien Google-tuotteiden, kuten Gmailin ja Driven, kesken. Mutta se on silti enemmän kuin mitä useimmat ihmiset koskaan tarvitsevat. Minun ei tarvitse ohjata ystäviä lisäsäilytystilaan. Luota minuun, on hankalaa lähettää kutsulinkkejä ja selittää, miksi heidän pitäisi vaihtaa. Kukaan ystävistäni ei liittynyt, ja jotkut heistä kieltäytyivät lähettämästä kutsulinkkejä!

3. Premium-paketit yksityishenkilöille

Jos käytät Dropboxia, tila loppuu nopeasti ja sinun on päivitettävä. Yksityishenkilöille on saatavilla kaksi suunnitelmaa. Saat 1 Tt tilaa 9,99 $/kk Plus-sopimuksella. Professional-paketti maksaa sinulle 19,99 dollaria kuukaudessa 2 Tt pilvitallennustilasta.

Entä jos et tarvitse 1 Tt tallennustilaa? Dropbox-suunnitelmat eivät ole kovin joustavia. Google Driven tilaus alkaa 1,99 dollarista kuukaudessa 100 Gt:n tilalle. 2,99 dollarilla kuukaudessa saat 200 Gt tilaa, jota käytän tällä hetkellä. Odota, on enemmän. Hinta 9,99 dollaria/kk, saat 2 Tt tallennustilaa Dropboxin tarjoamaa 1 Tt:ta vastaan.

Google Drive tarjoaa enemmän joustavuutta sopivan tallennustilasuunnitelman valinnassa, mutta se on myös runsaampi tallennuskapasiteetin suhteen.

merkintä: Google Drive -paketit nimetään uudelleen Google Oneksi

4. Premium-suunnitelmat joukkueille

Entä yritykset ja pienyritykset, joissa on tiimejä? Sekä Google että Dropbox tarjoavat erilliset suunnitelmat, mutta jälleen kerran Google voittaa.

Dropboxilla on kolme suunnitelmaa yrityksille alkaen 12,5 dollarista 3 Tt tallennustilasta. Muita ominaisuuksia ovat integrointi Office 365:een, live chat -tuki ja yrityksen hallinnoimat ryhmät. Huomaa, että 12,5 dollaria on per käyttäjä ja vakiopaketti alkaa kolmella käyttäjällä.

Advanced-paketti alkaa 20 dollarista, myös kolmelle käyttäjälle. Se tarjoaa rajattoman tilan, SSO:n, paremman tiedostohallinnan, puhelintuen ja edistyneitä järjestelmänvalvojan asetuksia.

Mitä en ymmärrä, on Office 365 -integraatio. Jos Dropbox haluaa kilpailla Microsoftin ja Googlen kaltaisten kanssa, uskon, että he tarvitsevat enemmän kuin pelkän tallennusratkaisun.

Google Suite (GSuite) alkaa 5 dollarista käyttäjää kohti ja tarjoaa 30 Gt tallennustilaa käyttäjää kohti. Google Suite -käyttäjänä pääset käyttämään Keepiä, lomakkeita, asiakirjoja, taulukoita, esityksiä, sivustoja, Gmailia IMAP-tuella ja Hangoutsia. Googlella on myös 10 dollarin käyttäjäkohtainen paketti, joka tarjoaa rajoittamattoman tallennustilan, sovellusten kehitysalustan, 24/7 puhelin- ja sähköpostituen sekä tarkastusraportit.

Pohjimmiltaan GSuite puhaltaa Dropboxin pois vedestä kilpailukykyisellä hinnoillaan ja edistyneellä sovelluspaketilla useimmille yksityishenkilöille ja yrityksille. Harkitsen vakavasti 5 dollarin suunnitelmaa, ja yksityishenkilönä sen pitäisi riittää minulle. Bloggaajana Gmail, Docs, Sheets ja Slides ovat mielestäni korvaamattomia työkaluja.

Google Keep tarjoaa rajoittamattoman tallennustilan, eikä sitä lasketa mukaan Google Driveen. Edes WhatsApp-varmuuskopioita ei lasketa Drive-tallennustilaan. Sama koskee Google-kuvia.

merkintä:

5. Korvaa asiakirjaskannerin

Käytin CamScanneria skannatakseni ja tallentaakseni asiakirjojani pilveen, kunnes löysin Google Drive -widgetin. Google Drive tarjoaa 1×1 Scan -widgetin Androidissa asiakirjojen skannaamiseen ja pilveen tallentamiseen JPEG- tai PDF-tiedostoina.

Dropbox tarjoaa myös widgetejä, mutta niissä ei ole skannausominaisuuksia. Jos haluat skannata tiedoston, sinun on avattava Dropbox-sovellus. Ei iso asia, mutta mukavuus on ajateltavaa.

Jos käytän Drivea, minun ei tarvitse käyttää CamScanneria tai muita skannaussovelluksia. Se on yksi sovellus vähemmän huolta.

6. Turvallisuus

Monet teknologiajättiläiset ovat kohdanneet tietovuotoja ja hakkerointia viime vuosina. Sekä Dropbox että Google ottavat tietoturvan vakavasti. Dropbox käyttää 128-bittistä AES SSL/TLS -salausta, kun tiedostosi liikkuvat, ja 256-bittistä AES-salausta, kun ne tallennetaan.

Google Drive toimii täysin päinvastoin – se käyttää 256-bittistä AES SSL/TLS:ää siirrettäessä ja 128-bittistä AES-salausta, kun tiedostot tallennetaan.

Molemmat tukevat 2FA:ta (2 Factor Authentication). Googlen omasta Authenticator-sovelluksesta on kuitenkin tullut jonkin verran alan standardi.

Sekä Dropbox että Google tarjoavat etäpyyhkimisen, jos älypuhelimesi vaarantuu tai varastetaan.

Dropbox vastustaa NSL:n (National Security Letters) määräyksiä, jotka Yhdysvaltain hallitus on antanut. Tämä tarkoittaa, että Dropbox ilmoittaa sinulle, jos viranomaiset ovat pyytäneet tietojasi. Google Drive ei kuitenkaan. Tämä ei voi vaikuttaa yksittäisiin käyttäjiin, kuten sinä ja minä, mutta se on ratkaisevan tärkeää suurille yrityksille ja ryhmittymille. En usko olevani tarpeeksi tärkeä murehtiakseni sitä.

7. Alustan tuki

Sekä Dropbox että Google Drive tukevat kaikkia suosittuja alustoja, kuten Windows, macOS, Android ja iOS. Valitettavasti Drivella ei ole natiiviasiakasta Linuxille, mutta Dropboxilla on.

Käytän Linuxia satunnaisesti, joten se vaikuttaa minuun rajoitetusti. Onneksi Drive toimii selaimessa, kuten muutkin sen mukana tulevat toimiston tuottavuussovellukset. Ei minulle sopimuksen katkaisija.

8. Tiedostojen synkronointi

En ole tyytyväinen siihen, että Google Drivessa ei ole älykästä synkronointiominaisuutta. Dropboxilla on se ja se tekee hämmästyttävää työtä. Katso, Dropbox näyttää kaikki tiedostosi ja kansiosi työpöydälläsi, mutta lataa ne vain, kun haluat. Tämä säästää paljon tilaa paikalliselta kiintolevyltä.

Vaikka tämä ei ole ongelma Windowsissa ja Androidissa, koska useimmissa laitteissa on yleensä runsaasti tallennustilaa. Vain macOS- ja iOS-laitteiden käyttäjät tuntevat lämmön. Apple veloittaa korkeamman tallennuskapasiteetin laitteesta lisämaksun. Jos olet Mac-käyttäjä ja sinulla on paljon dataa pilvessä, saatat tarvita isomman aseman, joka jättää reiän taskuun.

Toinen ominaisuus, jota Drive kaipaa, on lohkotason synkronointi. Dropbox synkronoi vain tiedostoon tekemäsi muutokset sen sijaan, että lataa koko tiedoston uudelleen. Drivessa ei ole tätä ominaisuutta, mikä lisää kaistanleveyttä ja pidentää synkronointiaikoja. Minulla on rajoittamaton datapaketti toimistollani, mutta mobiilissa se osoittautuu ongelmaksi.

Jälleen kerran minun on valittava lisäominaisuuksien ja samalla alustalla asumisen etujen välillä. Olen tehnyt valintani. Mikään alusta ei ole täydellinen, kuten tästä oppaasta käy ilmi.

9. Tiedostojen jako

Sekä Dropbox että Google Drive antavat sinun jakaa tiedostoja ja kansioita jaettavien linkkien avulla, jotka voidaan lähettää postitse tai viestillä. Jos sinulla on liiketoimintasuunnitelma Dropboxin kanssa, voit jakaa salasanalla suojattuja linkkejä sekä viimeinen voimassaolopäivä.

Google Drivessa ei ole sellaista vaihtoehtoa, joka jätti minut paikalleen. Olisin halunnut tuon ominaisuuden Drivessa, jotta voisin jakaa työni turvallisemmin.

Vähemmän on enemmän

Kyllä, pidän edelleen enemmän Google Drivesta kuin Dropboxista. Anna minun selittää. Dropboxissa on enemmän ominaisuuksia, kuten älykäs synkronointi ja suojattu tiedostojen jakaminen, mutta Google tarjoaa koko joukon toimistosovelluksia, jotka ovat kriittisiä käytölleni. Google voittaa myös tallennustilasuunnitelmissa. Ne ovat halvempia ja joustavampia, joten minun ei tarvitse maksaa 9,99 dollaria, kun saan 200 Gt 2,99 dollarilla.

Olen jo tehnyt muutoksen, ja toistaiseksi olen siihen tyytyväinen. Google Drive toimittaa sinne, missä sillä on eniten merkitystä – hinnoitteluun ja sovelluksiin.

Seuraavaksi: Nyt kun tiedät, miksi valitsin Google Driven Dropboxin sijaan, oletko valmis muuttamaan? Napsauta alla olevaa linkkiä saadaksesi lisätietoja tietojen siirtämisestä Dropboxista Google Driveen.