Sähköpostiryhmän luominen Outlookissa

Sähköposti on edelleen tärkein viestinnän lähde yritysten, pienyritysten, kuluttajien ja markkinoijien kesken. Joskus sinun on lähetettävä sama sähköposti usein ihmisryhmälle. Sen sijaan, että lisäisit yhteystietoja joka kerta viestin kirjoitusvalikossa, voit luoda sähköpostiryhmän Outlookissa ja säästää vaivaa.

Kun olet perustanut ryhmän, voit ponnahtaa sen sähköpostiin ja lähettää yhden viestin useille ihmisille kerralla. Selvyyden vuoksi kaikki termit, kuten yhteysryhmä, yhteystietoluettelo, sähköpostiryhmä tai jakeluluettelo, ovat samat. Älä siis sekaannu heidän keskuuteensa.

On tärkeää jokaiselle Outlook-käyttäjälle, kun hän aikoo lähettää massasähköpostin vastaanottajaryhmälle, mukaan lukien työntekijät, työkaverit tai ystävät. Ryhmäsähköposti auttaa jokaista käyttäjää lähettämään yhden sähköpostin useille vastaanottajille kerralla tylsän kopiointi-liittämistoiminnon sijaan.

Loppujen lopuksi lähes 400 miljoonaa sähköpostin käyttäjää luottaa aktiivisesti Outlookiin ensisijaisena sähköpostiviestinsä ja kohtaavat tämän ongelman hyvin usein. Tämä viesti näyttää, kuinka voit luoda ryhmäsähköpostin Outlookissa oletusmenetelmällä. Aloitetaan.

Mikä on sähköpostiryhmä

Sähköpostiryhmä (yhteysryhmä) on kokoelma sähköpostitunnuksia sähköpostien lähettämiseen usein. Kun järjestelmänvalvoja lähettää sähköpostin sähköpostiryhmään, kaikki kyseisessä ryhmätunnisteessa olevat yhteyshenkilöt saavat saman sähköpostin.

Se on samanlainen kuin WhatsApp Broadcast, jossa järjestelmänvalvoja lähettää viestin lähetysluetteloon ja kaikki ryhmän jäsenet saavat viestin.

Käytä Outlookin yhteystietoja sähköpostiryhmän luomiseen

Alla olevassa esimerkissä aiomme käyttää Outlook-verkkoa yhteysryhmän luomiseen. Temppu toimii kaikilla alustoilla, kuten Chrome OS, Windows, Mac ja jopa Linux.

Tässä on vaiheittainen opas Outlook-ryhmän luomiseen massasähköpostien lähettämistä varten.

Vaihe 1: Avaa Outlook verkossa ja kirjaudu sisään Microsoft-tilin tunnistetiedoilla.

Vaihe 2: Outlook Web kerää pieniä sovelluksia, kuten Outlook-kalenteri, Outlook-yhteystiedot, Microsoft To-Do ja Sticky Notes. Napauta Outlookin yhteystiedot -kuvaketta.

Vaihe 3: Seuraavassa näytössä näkyvät kaikki Outlook-yhteystiedot, jotka olet tallentanut Outlookiin.

Vaihe 4: Vie hiiri sen yhteystiedon päälle, jonka haluat lisätä postituslistalle, ja valitse se napsauttamalla valintaruutua. Toista jokaiselle yhteystiedolle, jonka haluat lisätä luetteloon.

Vaihe 5: Varmista, että jokaiseen lisäämääsi yhteystietoon on liitetty sähköpostiosoite. Muuten ne eivät näy tunnisteessa, kun lähetät niille sähköpostia myöhemmin.

Vaihe 6: Kun olet valinnut jokaisen yhteystiedon, napsauta Lisää luetteloon ja valitse sitten Uusi yhteystietoluettelo.

Vaihe 7: Anna luettelolle sopiva nimi ja paina Enter.

Voit luoda niin monta tunnistetta kuin haluat Outlookissa. Älä unohda antaa heille sopiva nimi, kuten perhe, toimisto, yritys, asiakkaat ja paljon muuta.

Lähetä sähköposti Outlookin sähköpostiryhmän avulla

Nyt kun olet luonut luettelon Outlookilla, on aika lähettää sähköposti Outlookin avulla. Noudata Outlookin yhteystietoluettelon ohjeita.

Vaihe 1: Avaa Outlook verkossa.

Vaihe 2: Napauta Luo-painiketta vasemmassa yläkulmassa.

Vaihe 3: Aloita Uusi sähköposti -ikkunassa kirjoittamasi nimen kirjoittaminen yhteystietoluettelolle ja napsauta sitten ehdotusta, kun se tulee näkyviin tekstikentän alle.

Vaihe 4: Kun olet valinnut yhteystietoluettelon, täytä sähköposti ja napsauta sitten Lähetä-painiketta lähettääksesi sen kaikille ryhmäluettelossa oleville.

Toisin kuin Gmail, Outlook Web ei näytä lisättyjä sähköpostiosoitteita viestin kirjoitusvalikossa. Se yksinkertaisesti näyttää yhteysryhmän nimen. Se on harmi, koska saatat joutua tarkistamaan yhteyshenkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet ennen kuin painat Lähetä-painiketta.

Muokkaa sähköpostiryhmää Outlookissa

Jos olet äskettäin laajentanut perhe- tai toimistoryhmääsi uusilla jäsenillä, haluat lisätä heidät Outlookin yhteystietoryhmään. Käy läpi alla olevat vaiheet muokkaussähköpostiryhmän alla.

Vaihe 1: Avaa Outlook-yhteystieto verkossa.

Vaihe 2: Valitse hampurilaisvalikosta Kaikki yhteystiedot.

Vaihe 3: Valitse yhteystietoluettelo, jota haluat muokata.

Vaihe 4: Napauta Muokkaa-painiketta yhteystietoluettelossa.

Vaihe 5: Täällä voit joko kirjoittaa kontaktin nimen tai sähköpostiosoitteen lisätäksesi hänet sähköpostin yhteystietoryhmään.

Vaihe 6: Jos haluat poistaa olemassa olevan yhteystiedon, napauta sen vieressä olevaa x-merkkiä.

Provinkki: Jos haluat vähemmän sekaannusta luotujen ryhmien välillä, lisää sähköpostiryhmän kuvaus.

Outlook-ryhmän rajoitukset

Ennen kuin aloitat Outlook-sähköpostiryhmien luomisen, sinun on ymmärrettävä joitakin tämän menetelmän rajoituksia.

• Vaikka voit helposti lähettää ryhmäsähköpostiviestejä Outlookissa, sähköpostiryhmän luominen on manuaalinen ja aikaa vievä prosessi. Lisäksi sinun on varmistettava, että olet lisännyt sähköpostitunnukset jokaiselle kontaktille, jonka aiot lisätä kyseiseen ryhmään.
• Sähköpostiseuranta on vaikeaa. Oletetaan, että olet lähettänyt sähköpostin ihmisryhmälle. Jotkut heistä vastasivat, kun taas jotkut eivät. Sinun on laadittava erillinen sähköpostiseuranta jokaiselle sähköpostiosoitteelle ja lähetettävä useita sähköposteja manuaalisesti.
• Outlook-ryhmästä puuttuu personointi. Et voi mukauttaa ryhmäsähköpostiviestejä yksittäisille vastaanottajille. Muista, että kirjoitat sähköpostia ryhmälle etkä yhdelle henkilölle. Yleinen sähköposti ei tee hyvää vaikutelmaa yksityiskohtaiseen ja räätälöityyn sähköpostiin verrattuna.

Lähetä joukkosähköposti tien päällä

Sähköpostiryhmät voivat olla siunaus jollekulle, joka välittää saman sähköpostin ihmisryhmälle. Se on pakollinen lisäys myös pienille ja keskisuurille yrityksille. Yksilötasolla se tyhjentää sähköpostiprosessin ja säästää resursseja ja aikaa.