Sääntöjen luominen ja hallinta Outlook 365 Webmailissa

Sähköpostien hallinta on työlästä. Vastaamisesta sähköposteihin ajoissa ja muistutusten lisäämisestä tärkeisiin sähköposteihin, monet asiat kilpailevat huomiostamme. Myös postilaatikkoa roskaavat roskapostit lisäävät päänsärkyä. Järjestämätön postilaatikko vaikeuttaa lopulta tärkeiden sähköpostien löytämistä.

Kyllä, sähköpostin hallinta on kova bisnes, mutta onneksi sitä voidaan yksinkertaistaa sääntöjen avulla. Outlook 365 Webmail tukee useita sääntöjä, joiden avulla voit lähettää sähköpostit edelleen tiettyyn kansioon. Voit heti poistaa sähköpostit tietyltä lähettäjältä. Kuulostaa siistiltä, ​​eikö?

Ennen kuin aloitamme, käydään nopeasti läpi sähköpostisääntöjen toiminta.

Kuinka säännöt toimivat

Säännöt ovat tapa saavuttaa puhdas ja järjestetty postilaatikko. Tyypillinen sääntö koostuu laukaisimesta, toiminnasta ja poikkeuksesta. Kun sääntö käynnistyy, se käynnistää toiminnon, kuten sähköpostin poistamisen, lisäämisen kansioon tai edelleen toiselle tilille.

Mitä tulee sääntöihin, Outlook 365:ssä on runsaasti vaihtoehtoja, sekä toimintoja että ehtoja. Voit joko yhdistää aiheen tai valita tietyn osoitteen tai valita käsin lähettäjän nimen.

Ja mikä parasta, voit lisätä niin monta ehtoa kuin haluat. Sinun tarvitsee vain valita oikeat olosuhteet.

Sama pätee toimiin – valintoja on runsaasti. Joten sinun tarvitsee vain tehdä sääntö, valita ehto useiden sääntöjen käsittelylle ja sitten bingo!

Nyt kun olemme selvittäneet, kuinka säännöt toimivat, katsotaanpa, kuinka ne luodaan.

Sääntöjen luominen Outlook 365:ssä

Vaihe 1: Avaa Outlook ja napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-kuvaketta. Napsauta seuraavaksi Näytä kaikki Outlook-asetukset alareunasta.

Vaihe 2: Valitse Sähköposti vasemmasta paneelista ja valitse sitten Säännöt. Napauta nyt Lisää uudet säännöt -vaihtoehtoa ja anna uudelle säännölle nimi.

Jos valitset Ihmiset-ehdot, sinun on syötettävä oikeat osoitteet. Mitä tulee aiheisiin, sinun on lisättävä tarkat avainsanat.

Vaihe 3: Kun olet nollannut ehdon, on aika lisätä toiminto. Toiminto muodostaa sen, mitä haluat tehdä sähköposteille, jotka vastaavat yllä olevia ehtoja.

Tällä hetkellä Outlook 365 -verkkosähköpostin avulla voit lähettää edelleen, poistaa ja kiinnittää sähköposteja mm.

Vaihe 4: Haluatko sähköpostisäännön ei laukaista toisinaan? Jos kyllä, napsauta Lisää poikkeus ja kirjoita vaadittu ehto.

Napsauta seuraavaksi Tallenna. Siellä olet luonut sähköpostisäännön.

Merkintä

Milloin Lopeta käsittelyn lisääminen -sääntöä käytetään?

Olet varmasti huomannut Lopeta lisäsäännön käsittely -valintaruudun luodessasi sääntöjä. Tämä vaihtoehto on voimassa, jos postilaatikossasi on useita sääntöjä, jotka voivat koskea yhtä viestiä.

Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on sääntö A, joka siirtää kaikki uutiskirjeet Guiding Techistä kansioon nimeltä GT NL, ja toinen sääntö B, joka välittää kaikki sähköpostit avainsanalla ”Android” toissijaiselle sähköpostitilillesi.

Tässä skenaariossa et halua, että sääntö B suoritetaan sen jälkeen, kun sääntö A on suoritettu onnistuneesti. Silloin Stop Processing More Rules -vaihtoehto tulee kuvaan. Kun se täyttää tietyn ehdon, se estää useiden sääntöjen suorittamisen.

Tätä varten sinun on varmistettava, että sääntöjen prioriteetti on asetettu vastaavasti, minkä näemme seuraavassa kohdassa.

Sääntöjen muokkaaminen ja hallinta Outlook 365:ssä

Outlook 365:ssä säännöt suoritetaan taulukon järjestyksen mukaisesti. Onneksi tilaus ei ole pysyvä, ja voit muuttaa prioriteettia.

Voit tehdä sen napsauttamalla ylös- ja alas-nuolia. Jos haluat muokata sääntöä, napsauta Muokkaa-kuvaketta ja tee muutokset. Älä unohda tallentaa niitä!

Bonusvinkit: Hallitse sähköpostit älykkäästi

1. Lakaise sähköpostit

Pyyhkäisy on toinen tapa puhtaampaan postilaatikkoon. Kuten säännöt, tämä antaa sinun poistaa automaattisesti kaikki sähköpostit tietystä lähettäjältä.

Se ei vain poista sähköposteja. Voit poistaa sähköpostit tai säilyttää uusimman sähköpostin ketjussa.

Sähköpostin lakaisu on erittäin helppoa. Avaa vain sinua häiritsevä sähköposti ja napauta yläreunassa olevaa pyyhkäisykuvaketta.

Valitse seuraavaksi vaihtoehdot avattavasta valikosta. Toinen on paras, koska se luo säännön automaattisesti. Kun olet valmis, paina Tallenna.

Merkintä

2. Estä lähettäjät ja verkkotunnukset

Edellä mainittujen lisäksi voit estää tietyt lähettäjät ja verkkotunnukset kokonaan. Siirry vain Roskaposti-osioon, napsauta Lisää ja anna sähköpostiosoitteet tai verkkotunnuksen nimi.

Samalla voit myös lisätä turvallisia lähettäjiä ja verkkotunnuksia. Tämä vaihtoehto varmistaa, että tärkeät sähköpostit (tai sähköpostit tärkeiltä henkilöiltä) eivät päädy roskakoriin.

Napauta vain Lisää ja lisää verkkotunnuksen nimi tai sähköpostiosoitteet.

Hei Smarter Inbox!

No, näin voit luoda ja hallita sääntöjä ja pitää postilaatikkosi puhtaana kaikesta merkityksettömästä sotkusta. Eihän meillä ole varaa jättää väliin tärkeitä sähköposteja, eihän?

Jos käytät mielenkiintoisia sääntöjä, jotka haluat jakaa, mainitse ne alla olevassa kommenttiosiossa.

Seuraava: Haluatko päästä eroon ei-toivotuista uutiskirjeistä postilaatikostasi? Seuraava viesti näyttää sinulle, kuinka se tehdään.