Opas Dropboxin jakamisoikeuksien optimaaliseen käyttöön

Yksi Dropboxin kaltaisen tiedostonjakopalvelun käytön kauneudesta on, että sen avulla voit jakaa tiettyjä tiedostoja ja kansioita muiden kanssa turvallisesti ja yksityisesti. Tämä on mahdollista jakamalla käyttöoikeudet, jolloin voit hallita kaikkia vaiheita. Mutta miten Dropboxin jakamisoikeudet tarkalleen toimivat? Sitä käsittelemme tässä oppaassa.

Tässä oppaassa opit jakamaan tiedostoja ja kansioita ja kuinka estää muita tekemästä ei-toivottuja muutoksia tai jakamasta niitä luvattomien käyttäjien kanssa. Ota siis kahvi ja rentoudu.

Aloitetaanpa.

Kuinka jakaa tiedostoja Dropboxissa

Ymmärrämme ensin jakamisprosessin. Kuinka etsiä tiedostot, jotka haluat jakaa, ja sitten jakaa ne.

Vaihe 1: Oikeassa yläkulmassa on hakupalkki, jonka avulla voit etsiä nopeasti tiedoston, jonka haluat jakaa jonkun kanssa. Jos tiedät, mihin kansioon sinun tulee katsoa, ​​avaa kansio kaksoisnapsauttamalla.

Vaihe 2: Vie hiiri sen tiedoston päälle, jonka haluat jakaa, ja näet joitakin painikkeita oikealla. Napsauta Jaa-painiketta.

Vaihe 3: Se paljastaa ponnahdusvalikon, jossa on joitain asetuksia ja vaihtoehtoja. Anna niiden ihmisten sähköpostiosoitteet, joiden kanssa halusit jakaa tiedoston, ja napsauta Jaa tiedosto -painiketta.

Vaihe 4: Oletuksena henkilö, jonka kanssa jaat tiedoston, voi muokata sitä. Mutta voit muuttaa sitä nopeasti valitsemalla ”Kaikki, joilla on tämä linkki” -kohdan avattavasta valikosta ”Katso”.

Vaihe 5: Lopuksi, sen sijaan, että kirjoittaisit sähköpostitunnuksen kutsun lähettämistä varten, sinulla on myös mahdollisuus jakaa linkki tiedostoon sosiaalisten viestintäsovellusten kautta. Napsauta Luo ja kopioi linkki -vaihtoehtoa tehdäksesi sen.

Vaihe 6: Napsauta nyt Asetus-painiketta.

Vaihe 7: Jos olet luonut linkin jakamista varten vain katseluoikeuksilla, valitse Linkki katselua varten -välilehti. Täällä voit valita, pääseekö tiedostoon kuka tahansa, jolla on linkki, vai vain ne, joille lähetit kutsun, asettaa vanhenemispäivämäärän, mikä linkki ei enää toimi, ja estää lataukset.

Vaihe 8: Jos olet luonut linkin jakamista varten muokkausoikeuksilla, napsauta Linkki muokkaus -välilehteä, josta löydät lisäoikeudet. Voit asettaa salasanan suojataksesi tiedostoa edelleen luvattomalta käytöltä ja muokkauksilta.

Ammatti- tai liiketoimintasuunnitelmien käyttäjillä on myös mahdollisuus jakaa tiedostoja tuotemerkin logolla.

Jakamislinkin poistaminen tai tiedostojen jakamisen lopettaminen Dropboxissa

Jos et enää halua jakaa tiedostoa muiden kanssa tai poistaa linkkiä, se on helppo tehdä. Palaa samaan valikkoon kuin yllä olevassa kohdassa (tiedostonjakovalikko) ja napsauta muokkauslinkin alla olevaa Poista tiedosto tai Poista linkki.

Vahvista päätös pyydettäessä.

Kuinka hallita käyttöoikeuksia tiedostojen jakamisen jälkeen Dropboxissa

Voit hallita täysin, vaikka tiedosto olisi jaettu joko kutsulla tai linkin kautta. Käyttöoikeudet voidaan päivittää tai peruuttaa milloin tahansa valitsemasi.

Vaihe 1: Napsauta Jaa-painiketta sen tiedoston vieressä, jonka käyttöoikeuksia haluat hallita.

Vaihe 2: Aivan asiakirjan nimen alapuolella ponnahdusvalikossa näet niiden ihmisten määrän, joilla on pääsy tiedostoon. Napsauta sitä.

Vaihe 3: Kaikki, joilla on pääsy tiedostoon, luetellaan täällä. Napsauta nimen vieressä olevaa avattavaa valikkoa muuttaaksesi näkymää tai muokataksesi käyttöoikeuksia tai ”Poista” tai peruuta käyttöoikeus.

Vaihe 4: Vastaavasti voit muuttaa myös muita asetuksia, kuten salasanaa, ladattavuutta ja asettaa linkkien vanhenemispäivämääriä.

Kuinka luoda ja jakaa kansioita Dropboxissa

Kuten tiedostot, voit myös jakaa kansioita Dropboxissa. Jälleen saat muutamia eri vaihtoehtoja kansioiden hallintaan, joista keskustelemme alla, sen lisäksi, mitä näimme yllä olevissa tiedostojen jakamisoikeuksissa.

Vaihe 1: Voit joko luoda kansion offline-tilassa tietokoneellesi ja lisätä sen Dropboxiin tai luoda sellaisen suoraan sisällä. Dropboxilla voit myös luoda jaetun kansion suoraan. Napsauta Luo-painiketta löytääksesi vaihtoehdon.

Vaihe 2: Näkyviin tulee ponnahdusikkuna, jossa kysytään, haluatko luoda ja jakaa uuden kansion vai jakaa olemassa olevan kansion. Luodaan ja jaetaan uusi. Napsauta Seuraava.

Vaihe 3: Nimeä kansio, lisää kansioon lisättävien henkilöiden sähköpostitunnukset, lisää muistiinpanoja, jos sellaisia ​​on, ja aseta kansion käyttöoikeudet, kuten ”voi tarkastella” tai ”voi muokata”.

Vaihe 4: Kun nyt palaat kansion Jaa-valikkoon, voit valita, kuka voi lisätä uusia jäseniä jaettuun kansioon kohdassa Asetukset > Kansion asetukset. Vain omistaja tai joku, joka on lisätty kansioon.

Sallittu pääsy

Jos haluat antaa jollekulle pääsyn tiedostoon tai kansioon, mutta et halua hänen tekevän muutoksia tai muokkaavan tiedostoa, jaa linkki tiedostoon tai kutsu sähköpostilla ”voi tarkastella” -vaihtoehto valittuna. Aseta salasana niin, että vain ne, joilla on salasana, voivat käyttää tiedostoa. Aseta lopuksi päivämäärä, jonka jälkeen linkki vanhenee, jos haluat asettaa ja unohda jaettavan linkin.

Dropbox tarjoaa monia tapoja jakaa tiedostoja ja kansioita muiden kanssa, mikä antaa sinulle, omistajalle, täydellisen hallinnan käyttöoikeuksiin. Joten olet täysin hallinnassasi. Mutta Dropbox ei ole ainoa pilvitallennuspalvelun tarjoaja. Google Drive tarjoaa yhtä hyvän kokemuksen, jos olet kiinnostunut.