Kuinka luoda sähköpostimalleja Gmailissa ja Outlookissa

Viimeiset kuukauteni Microsoft Outlookin ja Lotus Notesin kanssa ovat olleet varsin mielenkiintoisia. En ole koskaan ollut työpöytäsähköpostiohjelmien fani, mutta kun aloin käyttää näitä sovelluksia, en voinut koskaan palata takaisin. Yksi hyödyllisimmistä näiden asiakkaiden tarjoamista ominaisuuksista on kyky luoda sähköpostimalleja, jotka tunnetaan myös nimellä paperitarvikkeet, jotka voivat lähettää päivittäin sähköposteja, joissa suurin osa sähköpostin rungosta on aivan liian nopea. Olipa kyseessä päivittäinen raportti tai pelkkä kuittaussähköposti, valmiiksi tehty malli voi säästää paljon aikaa.

Olen nähnyt ihmisten etsivän Sähköpostia Lähetetyt-kansiostaan ​​ja sitten lähettäneet sen eteenpäin muokkauksen jälkeen. Käytännössä tämä toimii paremmin kuin koko sähköpostin uudelleen laatiminen muistista, mutta aiherivin muuttaminen ja osoitteen muokkaaminen voi viedä jonkin aikaa.

Myös virheiden mahdollisuus kasvaa, kun kyseessä on käsityö. Joten asioiden parantamiseksi suosittelen käyttämään Chromelle Gorgias Email templates -laajennusta, jonka avulla voit luoda ja käyttää sähköpostimalleja Gmailissa, Yahoossa, Outlookissa ja muissa suosituissa sähköpostiohjelmissa.

Gorgiaksen käytön aloittaminen

Kun olet asentanut laajennuksen, napsauta laajennuspalkin kuvaketta avataksesi määrityssivun.

Gorgiaksen mukana tulee neljä oletusmallia, jotka antavat sinulle peruskäsityksen siitä, mitä voit tehdä laajennuksella. Luo uusi malli napsauttamalla Uusi malli -painiketta ja aloita antamalla sille nimi. Sen jälkeen voit alkaa kirjoittaa sähköpostin tekstiä Mallin sisältö ala. Jos haluat lisätä aihekentän myös malliin, napsauta konfigurointikenttiä ja tarkista Aihevaihtoehto.

Gorgias-sähköpostimallien ominaisuudet

Laajennuksen todellinen voima piilee kyvyssä käyttää muuttujia mallia täytettäessä. Oletetaan, että sinun on täytettävä henkilön nimi automaattisesti. Napsauta siinä tapauksessa Lisää muuttuja -painiketta ja valitse Vastaanottaja: Etunimi vaihtoehto. Kun lisäät mallin, laajennus täyttää nämä muuttujien nimet automaattisesti sähköpostin yhteystiedoista ja helpottaa samanlaisten sähköpostien kirjoittamista eri yhteyshenkilöille.

Toinen mielenkiintoinen ominaisuus on Tekstin pikakuvake ja tätä asetusta käyttämällä voit käynnistää mallin valmistumisen sarkainnäppäimellä.

Kun olet luonut muutaman mallin, on aika lisätä yksi sähköpostiviestiin. Avaa Gmailin kirjoitusikkuna ja huomaat Gorgias-painikkeen oikealla puolella. Laajennus listaa kaikki tallentamasi mallit, ja yhdellä napsautuksella ne lisätään sähköpostin tekstiosaan. Voit myös käyttää tekstipikanäppäintä ja painaa välilehtipainiketta helpottaaksesi asioita.

Hieno vinkki: Lähetä lähetetty sähköposti edelleen ja napsauta kirjoitusikkunaa hiiren kakkospainikkeella luodaksesi malli olemassa olevista sähköpostiviesteistä. Eikö tämä ole siistiä?

Laajennuksen ilmainen versio rajoittaa mallit yhteen laitteeseen, eikä malleja voi synkronoida verkkotilin avulla.

Joten jos sinulla on kaksi tai useampia laitteita, joilla työskentelet, sinun on luotava mallit erikseen jokaisessa järjestelmässä, ellet osta maksullista sovellusta. Saatat myös menettää tiedot, jos poistat Chromen tai laajennuksen tai asennat Windowsin uudelleen. Mutta 4,99 dollarilla kuukaudessa saat synkronointiominaisuuden tiimimallin jakamisen kanssa.

Johtopäätös

Gorgias on upea sovellus, jos työskentelet samanlaisten sähköpostien parissa päivittäin. Olen jo antanut sille 5 tähteä Chrome Webstoressa. Olen myös ottanut yhteyttä kehittäjiin lisätäkseni malleihin joitain muita muuttujia, kuten kellonaika ja päivämäärä. Kokeile sitä jo tänään ja jaa näkemyksesi kanssamme.