Kuinka pitää Zoom-kokoukset turvallisina

COVID-19-pandemian alkuaikoina ihmiset, jotka halusivat kokoontua yhteen ja pysyä turvassa tartunnalta, huomasivat voivansa tavata ystäviä, perheitä ja työtovereita videoneuvotteluohjelmiston avulla. Ehkä koska monet heistä käyttivät Zoomia jo töissä videoneuvotteluihin, sovelluksesta tuli melkein heti päivän maku.

Matkan varrella oli muutamia hikkauksia – mahdollisesti siksi, että Zoom oli tarkoitettu ensisijaisesti yrityssovellukseksi. Aluksi, vaikka Zoom sisälsi joitain menetelmiä, joita voitiin käyttää tapaamisten turvaamiseen, näitä ominaisuuksia voi olla vaikea löytää, varsinkin jos et ollut käyttänyt sovellusta aiemmin. Kokoukset alkoivat keskeyttää ei-toivotut tunkeilijat, jotka tarkoituksella aiheuttivat häiriöitä, usein erittäin ilkeillä tavoilla (ongelma, joka sai pian nimen ”Zoombombing”).

Ei ole yllättävää, että tämä johti huomattavaan vastareaktioon, josta suurin osa koski käyttäjien turvallisuuden puutetta. Vastauksena yhtiö otti käyttöön lisäturvatoimia. Se esimerkiksi otti automaattisesti käyttöön virtuaaliset odotushuoneet ja salasanat ilmaisissa ja halvimmissa maksutasoissaan ja rohkaisi ihmisiä käyttämään yksilöllisiä kokoustunnuksia pysyvästi määritettyjen henkilökohtaisten tunnuksien sijaan.

Salasanojen ja virtuaalisten odotushuoneiden käsittely saattaa tehdä käyttöliittymästä hieman vähemmän ystävällisen, mutta se tarkoittaa myös sitä, että on vähemmän todennäköistä, että joku, jota et tunne, tulee perheesi tapaamiseen.

Vaikka saatavilla on useita vaihtoehtoisia videoneuvottelupalveluita, Zoom on edelleen suosittu valinta. Joten jos käytät ilmaista Zoomin versiota, tässä on joitain tapoja pitää kokouksesi turvassa.

Käytä yksilöllistä kokoustunnusta ja salasanaa

Zoom lisää automaattisesti salasanoja tileille, ja ne voidaan upottaa kokouslinkkeihin. Jos esimerkiksi ajoitat kokouksen, näet, että linkki sisältää kokoustunnuksesi ja heti sen jälkeen kokouksen salasanan. Jokainen, jolle lähetät linkin, pääsee välittömästi kokouksellesi ilman, että heidän tarvitsee erikseen lähettää salasanaa – ja jos he päättävät julkaista linkin julkisesti, se kumoaa salasanan mahdollisesti tarjoaman suojan.

Joten vaikka kaikilla Zoomia käyttävillä on henkilökohtainen kokoustunnus, tämän tunnuksen käyttäminen kaikissa kokouksissa tarkoittaa sitä, että yhä useammat ihmiset tietävät tämän tunnuksen, ja tämä lisää todennäköisyyttä, että joku ei-toivottu pääsee sisään.

Tästä syystä, kun ajoitat kokouksen, Zoom olettaa nyt, että haluat käyttää automaattisesti luotua yksilöllistä kokoustunnusta henkilökohtaisen kokoustunnuksesi sijaan. Itse asiassa on vain vähän syitä käyttää tätä henkilötunnusta – vaikka sinulla olisi säännöllisesti suunniteltu neuvottelu ystävien kanssa, voit varmuuden vuoksi lähettää jokaiseen tapaamiseen uuden kutsun (uudella kokoustunnuksella).

Jos et ole vielä luonut kokousta, seuraat todennäköisesti seuraavaa prosessia:

• Jos käytät Zoom-sovellusta, napsauta ”Aikataulu”-painiketta. Jos käytät verkkokäyttöliittymää, napsauta ”Ajoita kokous” yläriviltä. Kummassakin tapauksessa ”Schedule Meeting” -ikkuna tulee näkyviin.
• Halutessasi voit syöttää kokouksen aiheen ja kuvauksen. Kirjoita kokouksen päivämäärä, aika ja kesto. (Jos käytät maksutonta pakettia ja kokouksessasi on enemmän kuin kaksi henkilöä, olet rajoitettu 40 minuuttiin.)
• Etsi kohta ”Kokoustunnus” ja varmista, että ”Luo automaattisesti” on valittuna. Tämä luo yksilöllisen tunnuksen kyseiselle kokoukselle sen sijaan, että käytettäisiin henkilökohtaista kokoustunnustasi.
• Suojaus-otsikon alla sinulle annetaan pääsykoodi; voit vaihtaa sen jos haluat.

• Sen alapuolella on erittäin suositeltavaa ottaa käyttöön ”Odotushuone”, jotta voit hyväksyä kaikki, jotka haluavat päästä kokoustilaan. (Keskustelemme siitä lisää hetken kuluttua.)
• Napsauta ”Lisäasetukset”, jos haluat sallia osallistujien liittyä ilman odotushuoneen käyttöä (ei suositella), mykistää heidät sisäänpääsyn yhteydessä, tallentaa kokouksen automaattisesti tai hyväksyä tai estää osallistumista tietyiltä maantieteellisiltä alueilta.
• Napsauta ”Tallenna”.
• Todennäköisimmin sinut ohjataan sivulle, jossa näet kaikki kyseisen kokouksen vaihtoehdot. Puolivälissä voit napsauttaa ”Kopioi kutsu” tallentaaksesi tiedot helposti, jotta voit lähettää ne osallistujillesi.
• Ja siinä se. Kun olet valmis, voit napsauttaa sinistä ”Aloita tämä kokous” -painiketta tai käyttää luotua kokouslinkkiä.

Käytä virtuaalista odotushuonetta

Kuten aiemmin mainittiin, voit hyväksyä kaikki, jotka haluavat liittyä kokoukseen käyttämällä virtuaalista odotushuonetta, josta voit joko päästää heidät sisään – tai ei.

Kun jokainen osallistuja napsauttaa linkkiä, häntä pyydetään odottamaan, ja saat näytön yläreunaan ilmoituksen, jossa kerrotaan, että joku on saapunut odotushuoneeseen. Voit joko hyväksyä heidät välittömästi tai napsauttaa ”Näytä”.

Sivupalkki näyttää sitten kaikki, jotka odottavat pääsyä kokoukseen; sitten voit joko hyväksyä heidät, poistaa heidät odotushuoneesta (ja mistä tahansa mahdollisuudesta päästä kokoukseen) tai lähettää heille viestin.

Kaikkien halukkaiden hyväksyminen voi olla tuskaa käsitellä, varsinkin jos odotat paljon ihmisiä, mutta se varmistaa, että kaikki kokouksessasi esiintyvät todella kuuluvat sinne.

Lukitse, älä jaa, potkaise heidät ulos

Voit suojata itseäsi ja muita osallistujia käyttämällä muita Zoom-suojausominaisuuksia.

Jos tiedät tarkalleen, ketkä kuuluvat kokoukseesi ja he ovat kaikki siellä, voit lukita kokouksen napsauttamalla näytön alareunassa olevaa ”Turvallisuus”-linkkiä ja valitsemalla ”Lukitse kokous”. Kun teet sen, edes henkilö, jolla on kokouksen tunnus ja salasana, ei pääse sisään.

Samaa valikkoa käyttämällä voi myös olla hyvä idea, varsinkin jos pidät tapaamista useiden ihmisten kanssa, poistaa ”Jaa näyttö” -valinnan valinta. Jos joku, joka haluaa häiritä kokouksen, saa huonon onnen vuoksi jakaa näyttönsä, hän voi tehdä asioista erittäin epämukavaksi muille osallistujille. (Jos osallistujalla on jossain vaiheessa oikeutettu tarve jakaa näyttönsä, voit ottaa jakamisen uudelleen käyttöön milloin tahansa.)

Jos osallistuja alkaa käyttäytyä huonosti, mutta et välttämättä halua potkaista häntä ulos (tai haluat keskustella siitä, mitä aiot saada hänelle syntymäpäivälahjaksi), voit laittaa hänet takaisin odotushuoneeseen. Napsauta ”Osallistujat” -kuvaketta näytön alareunassa, etsi osallistujan nimi tuloksena olevasta sivupaneelista, vie hiiri hänen nimensä päälle ja napsauta sitten ”Lisää” > ”Laita odotushuoneeseen”. Osallistujalla ei ole enää pääsyä kokoukseen; itse asiassa he ovat takaisin odotushuoneessa, kunnes päätät antaa heidän palata.

Voit tietysti potkaista jonkun kokouksesta kokonaan pois käyttämällä samaa pudotusvalikkoa ja napsauttamalla ”Poista”. Jos se tulee tarpeelliseksi, saattaa olla hyvä idea lukita kokous, jotta he eivät voi yrittää päästä takaisin.

Jos asiat riistäytyvät todella käsistä, napsauta suojauskuvaketta ja valitse ”Keskeytä osallistujan toimet”. Zoomin mukaan, tämä lopettaa ”kaiken video-, ääni-, kokouksen sisäisen chatin, merkinnän, näytön jakamisen ja tallennuksen sinä aikana”, ja isäntänä sinulta kysytään, haluatko ilmoittaa tietystä käyttäjästä. Voit myös toimittaa ongelman yksityiskohdat sekä kuvakaappaukset. Kyseinen henkilö poistetaan kokouksesta (ja siitä ilmoitetaan Zoomin ”Luottamus ja turvallisuus” -tiimille), ja voit sitten ottaa eri ominaisuudet uudelleen käyttöön ja jatkaa kokousta.

Päivitys 13. tammikuuta 2022, klo 9 ET: Tämä artikkeli julkaistiin alun perin 17. huhtikuuta 2020, ja se on päivitetty vastaamaan Zoomin muutoksia.