Google-dokumentin jakaminen yksityisesti

Äskettäin sain Slackedin eräältä kollegalta, joka oli todella ärsyyntynyt ja joutui päästämään hieman höyryä pois. Näyttää siltä, ​​että kirjoittaja oli jakanut heidän kanssaan uuden Google Docs -artikkelin (tavallinen tapa lähettää freelance-teos), ja kun kollegani avasi artikkelin, he huomasivat, että toinen, tuntematon henkilö oli jo lukemassa sitä – jonkun, joka ei todellakaan ollut henkilökuntamme.

Mitä oli tapahtunut? Kirjoittaja, jolla oli luultavasti liian kiire jakaa asiakirjaa tiettyjen ihmisten kanssa, oli yksinkertaisesti julkaissut sen, jotta kuka tahansa voisi tutustua siihen. Tämä ei ainoastaan ​​tehnyt artikkelista kenen tahansa saataville ennen kuin se oli asianmukaisesti muokattu ja julkaistu – mitä yksikään julkaisu ei halua – vaan avasi sen kaikenlaisille ilkikureille.

Pahaa, kuten mitä tapahtui kesäkuussa 2021, kun toinen toimittaja vahingossa twiittasivat seuraajilleen linkin muokattavaan asiakirjaan. (Moyens I/OSivusto oli väliaikaisesti poissa käytöstä, ja vaikutti hyvältä ajatukselta julkaista uutisia Google-dokumentteihin sillä välin.) Siitä seurasi ilo.

Ilmeisesti sallitaan siis kuka tahansa Google-dokumentin tarkasteleminen, kommentoiminen tai muokkaaminen voi aiheuttaa ongelmia, varsinkin jos linkki kyseiseen asiakirjaan välitetään. Mielenkiintoista on, että kun luot ensimmäisen kerran Google-dokumentin, ohjelmiston oletusarvo on, että tämä on yksityinen asiakirja, joka jaetaan vain, jos sitä nimenomaisesti pyydät. (Poikkeuksia voi olla; jos tämä on yritystili, järjestelmänvalvoja on saattanut muuttaa oletusasetusta niin, että muut yrityksesi jäsenet jakavat sen automaattisesti.) Joten yleensä sinun on tietoisesti tehtävä asiakirja täysin julkinen.

Joten näin voit jakaa Google Docs -dokumenttisi – huolellisesti.

Työpöytäjärjestelmässä

Siirry ensin asiakirjaan, jonka haluat jakaa, ja napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa suurta Jaa-painiketta.

Näet ponnahdusikkunan, jonka otsikko on ”Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa”.

Aloita henkilön tai ryhmän nimen kirjoittaminen sen alapuolella olevaan kenttään. Jos kyseinen henkilö on yhteystietoluettelossasi, hänen nimensä tulee näkyviin. jos ei, voit kirjoittaa heidän koko sähköpostiosoitteensa. Voit kirjoittaa useamman kuin yhden nimen; Tämä tarkoittaa kuitenkin, että kaikille lisäämillesi henkilöille annetaan samantyyppinen käyttöoikeus asiakirjaan. (Puhumme pääsystä hetken kuluttua.)

Kun olet lisännyt vähintään yhden nimen, näet oikealla ruudun, jossa lukee ”Muokkaaja”. Napsauta sitä avataksesi pudotusvalikon, jonka avulla voit valita käyttöoikeustyypin, joka ihmisillä/ryhmällä voi olla asiakirjaasi. Nämä sisältävät:

• Katsoja: henkilö voi vain tarkastella asiakirjaa, mutta ei voi tehdä muutoksia tai lisätä kommentteja
• Kommentoija: henkilö voi tarkastella dokumenttia ja myös lisätä kommentteja
• Editor: henkilö voi tehdä muutoksia dokumenttiin ja lisätä kommentteja

Yleensä on hyvä idea valita rajoittavin tyyppi, joka on riittävän käytännöllinen käyttötapauksiisi. Jos esimerkiksi kirjoitat dokumenttia useiden muiden kanssa, haluat antaa niille editorin tilan. mutta jos et halua heidän tekevän muutoksia ilman hyväksyntääsi, kommentoijan tila on parempi.

(Asiantuntijan vinkki: jos ihmiset, joiden kanssa olet jakanut asiakirjan, ovat muuttaneet asiakirjaa, mutta eivät kertoneet, mitä he muuttivat, siirry kohtaan ”Tiedosto” > ”Versiohistoria” > ”Katso versiohistoria”. Näet värillisen oikealla koodattu yhteenveto, josta näkyy, milloin asiakirjaa on muokannut ja kuka on muokannut; napsauta päivämäärää, niin muutokset näkyvät asiakirjassa sekä eri käyttäjiin liittyvät värit.)

Voit myös säätää muokkaajien, kommentoijien ja katsojien pääsyä asiakirjaasi valitsemalla asetuskuvakkeen (hammaspyörä) ponnahdusikkunan oikeasta yläkulmasta. Poistamalla valinnat asetusten ponnahdusikkunoista voit estää muokkaajia muuttamasta käyttöoikeuksiasi tai jakamasta dokumenttia, ja voit myös estää toimittajia ja kommentoijia lataamasta, tulostamasta ja kopioimasta asiakirjaa.

Kun olet lisännyt ihmiset, joiden kanssa haluat jakaa, varmista, että Ilmoita ihmisille -ruutu on valittuna, jos haluat lähettää heille sähköpostin, jossa kerrotaan asiakirjasta. alla olevaan kenttään, jonka avulla voit kirjoittaa henkilökohtaisen viestin, joka lisätään Googlen säilytettyyn sähköpostiin.

Hanki linkki

Mutta odota, siellä on enemmän.

Jaa ihmisten ja ryhmien kanssa -osion alapuolella on ”Hae linkki” -osio, jonka avulla voit kopioida linkin asiakirjaasi (jos esimerkiksi haluat mieluummin lähettää linkin tekstiviestinä jollekin sallituista jakajistasi). Oletuksena on ”Rajoitettu”, mikä tarkoittaa, että asiakirjan voivat nähdä vain ne, joiden kanssa olet jakanut sen. Mutta voit myös käyttää ”Hae linkki” -osiota tehdäksesi linkistä helpommin saatavilla useammille ihmisille.

Voit tehdä tämän napsauttamalla ”Rajoitettu” ja muuttamalla sen arvoksi ”Kaikki, joilla on linkki”. Se tarkoittaa kuka tahansa kenellä on linkki – oletpa sitten lähettänyt sen tai ystäväsi lähettänyt sen tai se on lähetetty Twitteriin – voi käyttää asiakirjaa. (Jopa täällä voit kuitenkin säätää käyttöoikeuksia niin, että ihmisillä on joko katsojan, kommentoijan tai muokkaajan oikeudet.)

mobiililaitteella

Asiakirjan jakaminen on mahdollista myös mobiililaitteella, jos se on hieman hankalampaa.

• Napauta jaettavan asiakirjan kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa ja valitse ”Jaa ja vie” > ”Jaa”.
• Kirjoita ihmiset tai ryhmät, joiden kanssa haluat jakaa asiakirjan. voit myös lähettää heille viestin.

• Suoraan nimien alapuolella näet joko Muokkaaja, Kommentoija tai Katsoja. napauta sitä muuttaaksesi pääsyrajoitusta.

• Löydät ”Hae linkki” -vaihtoehdon napauttamalla kolmea pistettä Jaa-sivun oikeassa yläkulmassa. Napauta ”Kenellä on käyttöoikeus” muuttaaksesi sen ”Rajoitettu” -tilasta ”Kaikki, joilla on linkki” tai takaisin. Tällä sivulla luetellaan myös kaikki, joille olet antanut käyttöoikeuden, sekä niiden käyttöoikeudet.
• Voit kopioida linkin leikepöydällesi ”Kenellä on käyttöoikeus” -sivulla napauttamalla linkkikuvaketta ”Linkkiasetukset”-kohdan oikealla puolella.