Suurin osa Internetin käyttäjistä ja yrityksistä käyttää Gmailia sähköpostin lähettämiseen, ja jos et ole tavoitettavissa muutaman seuraavan päivän aikana, on järkevää määrittää automaattinen vastaus jollekin, joka yrittää saada yhteydessä.
Automaattiset vastaukset ovat hyödyllisiä, koska et halua käyttää vapaa-aikaasi kymmenien työhön liittyvien sähköpostien selaamiseen.
Mutta samalla et halua henkilön ajattelevan, että et edes ole kiinnostunut hänen keskustelustaan käymättä sitä läpi kerran.
Lue myös: Tämä työkalu auttaa salaamaan Gmail-viestisi.
Siellä automaattiset vastaukset ovat hyödyllisiä, ja niiden määrittäminen ei vaadi ylimääräisiä ohjelmistoja tai laajennuksia, ja se voidaan tehdä sekä työpöydän että älypuhelinsovelluksen kautta.
Vacation Responderin määrittäminen puhelinsovelluksen kautta
Lomaviestin määrittäminen Gmailin puhelinsovelluksen kautta on yhtä yksinkertaista kuin työpöydälle.
Käynnistä Gmail-sovellus ja siirry asetuksiin, jotka löytyvät vasemmasta yläkulmasta avautuvan valikon alalaidasta.
Valitse tili, jolle haluat asettaa automaattisen vastauksen, ja etsi seuraavasta ikkunasta Lomavastaaja.
Ota painike käyttöön täyttääksesi tiedot, mukaan lukien ensimmäinen ja viimeinen päivä, mitä automaattisen vastausviestin aiherivillä pitäisi lukea ja pääviestin tekstiosaa.
Löydät vaihtoehdon lähettää automaattiset vastaukset vain yhteystietoluettelossasi oleville henkilöille, joka voidaan ottaa käyttöön valitsemalla valintaruutu. Sama voidaan tehdä myös organisaatiollesi.
Käynnistä automaattinen vastaus valitsemalla Valmis.
Huomaa, että lomavastaus alkaa alkamispäivänä klo 12.00 ja päättyy päättymispäivänä klo 23.59.
Vacation Responderin määrittäminen työpöydän kautta
Kirjaudu Gmail-tiliisi ja käytä asetuksia avattavasta valikosta, joka tulee näkyviin, kun olet napsauttanut rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa.
Valitse asetusvalikosta Yleiset-välilehti ja vieritä alaspäin, josta löydät Lomavastaajan.
Napsauta ”Lomavastaaja päällä” -vaihtoehtoa ja aloita sitten syöttämään tietoja, jotka sisältävät ensimmäisen ja viimeisen päivän, mitä automaattisen vastausviestin aiherivillä tulisi lukea ja pääviestin tekstiosan.
Käynnistä automaattinen vastaus valitsemalla Tallenna muutokset.
Voit myös valita, haluatko automaattivastaajan vastaavan vain yhteystietoluettelossasi oleville ihmisille valitsemalla viestin tekstin alla olevasta ruudusta.
Milloin vastaus lähetetään ja kuinka se sammutetaan manuaalisesti?
Automaattiset vastaukset ovat sopiva tapa toimia ammattimaisesti sekä kuitata sähköposti ja kertoa yhteyshenkilölle, että palaat häneen pian ilman, että se haittaa lomaasi.
Useimmissa tapauksissa yhteyshenkilö saa automaattisen vastauksen vain kerran, ellei hän ota sinuun yhteyttä uudelleen neljän päivän kuluttua tai lomallasi, muokkaat vastaustasi ja henkilö lähettää sinulle sähköpostia uudelleen.
Lue myös: Tämän verkkosivuston avulla voit mukauttaa Gmail-osoitteesi.
Viestit, jotka lähetetään roskapostikansioosi tai tulevat postituslistalta, jonka olet myös tilannut, eivät saa automaattista vastausta lomavastaajalta.
Jos palaat lomaltasi aikaisin, voit myös kytkeä lomaviestin pois päältä kytkemällä sen pois päältä puhelinsovelluksessa tai valitsemalla sen pois päältä työpöydän selainikkunasta.
