Kaksi tärkeintä termiä, joita kohtaat eniten sähköpostin lähettämisessä, ovat CC ja BCC, etenkin ammattimaisessa asennuksessa. Niiden avulla voit lähettää kopion postista tietyille ihmisille tai jopa itsellesi ja säilyttää ne myöhempää tarvetta varten. No, jos käytät Gmailia tai Outlookia, kuten uskomme useimpien ihmisten käyttävän, voit automaattisesti kopioida itsellesi kopio- ja piilokopion kaikissa sähköposteissasi.
Sinun on kuitenkin tiedettävä, että tämä sotkee postilaatikkosi. Mutta kun oikeat asetukset ja suodattimet ovat paikoillaan, tämä voi olla suuri apu. Tässä oppaassa opetamme sinulle, kuinka itsesi kopioidaan automaattisesti Outlookissa ja Gmailissa. Mutta ensin aloitetaan perusasioista.
Mitä CC ja BCC tarkoittavat sähköpostissa
CC ja BCC tarkoittavat vastaavasti kopiokopiota ja piilokopiota, ja ovat sähköpostikenttiä, joiden avulla voit lähettää kopion sähköpostista muille vastaanottajille, jopa itsellesi. CC on hyödyllinen, kun haluat lähettää kopion sähköpostista jollekin tiedotustarkoituksessa tai pitää heidät ajan tasalla, kun taas BCC on hyödyllinen samoista syistä, mutta on hienovaraisempi, koska muut vastaanottajat eivät näe BCC-vastaanottajia sähköpostin otsikko.
Kuinka kopioida tai piilokopioida itsesi automaattisesti Outlookissa
Varmistaaksesi, että sinulla on aina kopio jokaisesta Outlookissa lähettämästäsi sähköpostista, seuraa alla olevia ohjeita ja kopioi itsesi automaattisesti kaikkiin lähteviin sähköposteihin. Näin:
Vaihe 1: Avaa Outlook ja napsauta kolmen pisteen valikkoa.
Vaihe 2: Siirry nyt Sääntöihin ja valitse avattavasta valikosta Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia.
Vaihe 3: Napsauta Uusi sääntö.
Vaihe 4: Napsauta Aloita tyhjästä säännöstä -kohdassa Käytä sääntöä lähettämiini viesteihin ja napsauta Seuraava.
Vaihe 5: Valitse kohdassa 1 ”määritetyn tilin kautta” -valintaruutu ja napsauta vaiheessa 2 määritettyä.
Vaihe 6: Valitse sähköpostitilisi ja valitse OK.
Vaihe 7: Napsauta Seuraava.
Vaihe 8: Valitse vaiheessa 1 Kopioi viesti ihmisille tai julkiselle ryhmälle -kohdan vieressä oleva ruutu ja napsauta vaiheessa 2 kohtaa ”ihmiset tai julkinen ryhmä”.
Merkintä: Jos haluat piilottaa sähköpostin, valitse ”Siirrä kopio määritettyyn kansioon” vaiheessa 1.
Vaihe 9: Lisää nyt sähköpostiosoitteesi ja napsauta OK.
Vaihe 10: Valitse poikkeus, jos haluat sulkea tämän säännön pois tietyiltä sähköpostiviesteiltä ja napsauta Seuraava.
Vaihe 11: Anna sähköpostiosoitteesi, valitse ”Ota tämä sääntö käyttöön” vaiheessa 2 ja napsauta Valmis.
Merkintä: Jos haluat kumota CC- tai BCC-automaation Outlookissa, siirry kohtaan Säännöt > Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä > Valitse Sääntö-kohdassa sääntö, jonka loit automatisoidaksesi kopion ja piilokopion > Napsauta Poista. Se siitä. Tulet takaisin normaaliksi.
Nyt joka kerta, kun lähetät sähköpostin Outlookissa, saat siitä automaattisesti kopion. Tämä voi olla kätevää, jos haluat seurata kaikkea lähettämääsi kirjeenvaihtoa. Jos et kuitenkaan halua kopioida itseäsi jokaiseen sähköpostiin, voit lähettää sähköpostit automaattisesti edelleen Outlookissa.
Kuinka kopioida tai piilokopioida itsesi automaattisesti Gmailissa
Gmail ei tue automaattisesti automaattista CC- tai BCC-sähköpostia. Joten käytämme ilmaista selainlaajennusta nimeltä Auto BCC & Auto CC laajennus Chromelle. Tämän laajennuksen avulla voimme määrittää automaattisesti kopio- tai piilokopiokopiot useille Gmail-tileille tai sähköpostiosoitteesi, kun kirjoitat, vastaat tai välität sähköposteja.
Vaihe 1: Siirry alla olevaan linkkiin ja lataa Chrome-laajennus napsauttamalla Lisää Chromeen.
Vaihe 2: Lisää tämä napsauttamalla Lisää laajennus laajennus Chromessa.
Vaihe 3: Avaa nyt Gmail Chromessa ja napsauta Kirjoita-painiketta.
Vaihe 4: Napsauta lähetyspainikkeen vieressä olevaa kirjekuorikuvaketta.
Jos haluat luoda ryhmän Gmailissa, oppaamme sähköpostiryhmän luomiseen Gmailissa on hyödyllinen.
Vaihe 5: Napsauta Lisää uusi sääntö.
Vaihe 6: Kun sähköpostit lähetetään kohteesta -kohdassa sinun pitäisi nähdä sähköpostisi jo täytettynä. Valitse sen alla olevasta avattavasta valikosta kenelle tahansa.
Vaihe 7: Valitse Piilokopio tai CC (mitä haluat) alasvetoluettelosta sitten automaattisesti.
Vaihe 8: Kirjoita nyt sähköpostiosoitteesi.
Vaihe 9: Napsauta Tallenna sääntö.
Se siitä. Napsauta Sulje ja kirjoita sähköpostisi normaalisti.
Automaattisen kopioinnin tai piilokopion poistaminen käytöstä Gmailissa
Jos et enää halua kopioida tai piilokopioida, voit poistaa tilisi käyttöoikeuden laajennukseen ja poistaa sen. Näin se tehdään.
Vaihe 1: Siirry linkkiin ja napsauta cloudHQ-sovellusta.
Vaihe 2: Napsauta Poista käyttöoikeus.
Se siitä. Se kumoaa laajennukseen yhdistetyn tilisi. Poistetaan nyt laajennus Chromesta.
Vaihe 3: Siirry Chromen laajennuspaneeliin ja etsi Gmail-laajennuksen (kirjekuori) automaattinen piilokopio -kuvake.
Vaihe 4: Napsauta hiiren kakkospainikkeella laajennuskuvaketta ja napsauta Hallinnoi laajennusta.
Jos et näe laajennusta kiinnitettynä, napsauta Laajennukset (lego-painike).
Vaihe 4: Vieritä alas löytääksesi Poista laajennus -vaihtoehdon.
Vaihe 4: Sinua kehotetaan avaamaan valintaikkuna, valitse Poista.
Nyt olet täysin päässyt eroon automaatiolaajennuksesta.
Vaihtoehtoinen menetelmä: Käytä Gmailin automaattista edelleenlähetysominaisuutta
Jos et halua antaa tilillesi pääsyä kolmannen osapuolen laajennuksiin, voit käyttää Gmailin suodatin- ja edelleenlähetysominaisuutta. Noudata alla olevia ohjeita.
Vaihe 1: Avaa Gmail ja siirry kohtaan Näytä kaikki asetukset.
Vaihe 2: Napsauta nyt Suodattimet ja estetyt osoitteet.
Vaihe 3: Napsauta Luo uusi suodatin.
Vaihe 4: Kirjoita osoitteesi lähettäjä-kenttään ja napsauta Luo suodatin.
Vaihe 5: Valitse nyt vaihtoehto Lähetä eteenpäin. Jos se on epäselvä, napsauta ’Lisää edelleenlähetysosoite’.
Vaihe 6: Syötä sähköpostiosoitteesi ja napsauta Seuraava.
Se siitä. Sinun kannattaa käyttää Gmailin alkuperäistä automaattista edelleenlähetysvaihtoehtoa kolmannen osapuolen Chrome-laajennuksen sijaan.
Outlookin ja Gmailin automatisoinnin helpottaminen
CC- ja BCC-prosessien automatisointi auttaa säästämään paljon aikaa ja vaivaa. Toivon, että tämä opas itsesi automaattiseen kopio- tai piilokopiointiin Outlookissa ja Gmailissa auttoi sinua. Älä unohda jakaa sitä jonkun kanssa, jonka uskot säästävän paljon aikaa käyttämällä tätä nopeaa hakkerointia.
Tue työtämme ❤️
Jos pidit tästä artikkelista, harkitse tipin antamista, jotta voimme jatkaa laadukkaan sisällön julkaisemista.
