13 Gmail-vinkkiä ja -vinkkejä

Gmail on yksi suosituimmista sähköpostipalveluista, mutta et ehkä hyödynnä kaikkia sen ominaisuuksia. Tässä on 13 Gmail-vinkkiä ja temppua, joita voit käyttää lähettäessäsi seuraavan sähköpostisi.

Jos voit uskoa sitä, Gmail on ollut olemassa yli 11 vuotta, ja se on kasvanut merkittävästi tuona aikana lisättyjen ominaisuuksien ja paremman suunnittelun myötä. Tällä hetkellä Gmail on kaikkien aikojen huipussaan, ja hienoa siinä on se, että se on säilyttänyt vuosien ajan yksinkertaisuuden, joka alun perin teki Gmailista niin mahtavan, mutta silti lisännyt tarvittavia ominaisuuksia ja säätämällä yleistä suunnittelua paremmaksi.

Yksi asia, jota monet käyttäjät eivät kuitenkaan tiedä Gmailista, on se, että kaikkia näitä ominaisuuksia ei yksinkertaisesti käytetä, ja useimmat käyttäjät voivat hyötyä niistä, olipa kyseessä sitten ajan säästö määrittämällä valmiita vastauksia tai poistamalla uudet sähköposti-ilmoitukset käytöstä. keskittyä ja olla tuottavampi lounasajan jälkeen.

Tässä on 13 Gmail-vinkkiä, joita voit käyttää saadaksesi enemmän irti Googlen sähköpostipalvelusta.

Kumoa lähetetyt sähköpostit

Jos lähetit sähköpostin vahingossa ennen kuin olit valmis lähettämään sen, Gmailissa on ominaisuus, jonka voit ottaa käyttöön ja jonka avulla voit peruuttaa lähetetyn sähköpostin tietyn ajan kuluessa.

Ominaisuus antaa sinulle jopa 30 sekuntia aikaa kumota sähköpostin lähettämisen jälkeen, mikä voi olla hienoa, jos unohdat liittää mukaan liitteen tai minkä tahansa muun tärkeän tiedon, jolloin et näytä idiootilta, kun joudut lähetä toinen sähköposti, jossa on lisätietoja tai liitteitä.

Napsauta vain rataskuvaketta verkkosivun oikeassa yläkulmassa ja valitse . Etsi välilehdestä ja aseta valintamerkki kohdan viereen. Valitse sitten avattavasta valikosta ajanjakso, joka on aika, jonka sinun on peruutettava lähetetty sähköposti.

Lisää useita tilejä iPhoneen

Jos sinulla on useita Gmail-sähköpostitilejä ja haluat käyttää niitä kaikkia iPhonellasi, voit lisätä ne helposti ja sinulla on useita Gmail-tilejä mukanasi ollessasi liikkeellä.

Yksi tapa on lisätä Google-tilisi iOS-järjestelmään asetuksissa ja käyttää sitten Gmail-tilejäsi sisäänrakennetulla Mail-sovelluksella.

Toinen tapa on helpompi tapa, jossa lataat vain Gmail-sovelluksen App Storesta ja lisäät sitten useita Gmail-tilisi suoraan sovellukseen. Jokaisessa on hyvät ja huonot puolensa, ja sen perusteella voit päättää, mikä olisi sinulle paras.

Estä Gmailia lisäämästä tapahtumia Google-kalenteriin

Noin kuukausi sitten Google lisäsi Gmailiin ja Google-kalenteriin ominaisuuden sallii Gmailin lisätä tapahtumia automaattisesti se näkyy sähköpostissasi Google-kalenteriin, mutta voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä helposti.

Pohjimmiltaan se skannaa Gmail-sähköpostisi ja luo automaattisesti uusia tapahtumia vastaanottamiesi sähköpostien perusteella, jotka sisältävät päivämäärät ja kellonajat jne. Tämä tarkoittaa, että kun saat vahvistuksia pelilippujen ostamisesta, hotellivarauksesta tai lennon varaamisesta, Gmail ja Google Kalenteri lisää kyseisen tapahtuman automaattisesti kalenteriisi.

Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä siirtymällä Google-kalenteriin ja napsauttamalla rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa. Valitse . Etsi kutsuttu asetus ja poista valinta . Napsauta, kun ponnahdusikkuna tulee näkyviin, ja vieritä sitten takaisin ylös ja napsauta näytön vasenta yläkulmaa kohti.

Vastaa ja arkistoi sähköpostit yhdellä napsautuksella

Jos olet kiinnostunut tehokkuudesta ja haluat käydä postilaatikossasi mahdollisimman nopeasti, suosittelen yhden tempun oppimista.

Kun vastaat sähköpostiin, Gmail antaa sinun napsauttaa yhtä painiketta lähettääksesi vastauksen ja arkistoidaksesi sähköpostin, joten käytännössä kaksi vaihetta tehdään yhdellä napsautuksella. Se ei kuitenkaan ehkä ole käytössä Gmail-tililläsi, mutta se on nopea korjaus.

Napsauta vain rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Etsi välilehdeltä . Valitse sitten . Vieritä alas alas ja napsauta .

Määritä valmiit vastaukset

Google kutsuu tätä ominaisuutta ”sähköpostiksi todella laiskoille”. Valmiit vastaukset ovat valmiiksi kirjoitettuja sähköpostivastauksia, jotka voit tallentaa ja lähettää vastaanottamissasi yleisissä sähköpostiviesteissä. Jos esimerkiksi saat paljon sähköposteja, joissa kysytään sama kysymys, voit keksiä valmiin vastauksen, joka lähetetään automaattisesti takaisin, mikä säästää aikaasi.

Ota valmiiden vastausten määrittäminen käyttöön napsauttamalla rataskuvaketta verkkosivun oikeassa yläkulmassa ja valitsemalla . Napsauta yläreunassa olevaa välilehteä ja vieritä alas ja etsi ominaisuus nimeltä Valmiit vastaukset. Valitse sen oikealta puolelta ja vieritä sitten kokonaan alas ja napsauta .

Ota lomatila käyttöön

Jos olet lomalla etkä pääse käyttämään Gmail-tiliäsi tuona aikana, älä jätä sinulle sähköpostien lähettäjiä odottamaan vastausta. Sen sijaan voit ottaa lomavastaajan käyttöön.

Napsauta vain rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Etsi välilehdeltä Lomavastaaja. Ota se sitten käyttöön ja kirjoita viesti, joka lähetetään automaattisesti kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostin. Voit sitten valita, milloin haluat sen olevan käytössä. Vieritä sieltä alas ja napsauta .

Vastaa vs Vastaa kaikille

Kun vastaat sähköpostiin, voit vastata vain sähköpostin lähettäneelle henkilölle tai voit vastata kaikille, jotka on kopioitu sähköpostiin.

Gmailissa voit määrittää jommankumman näistä vaihtoehdoista oletusvaihtoehdoksi, kun vastaat sähköpostiin.

Napsauta vain rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Etsi välilehdeltä . Valitse sitten joko tai . Voit sitten valita, milloin haluat sen olevan käytössä. Vieritä sieltä alas ja napsauta .

Erottele lukemattomat sähköpostit kaikesta muusta

Jos pidät järjestyksessä, mutta Gmail-postilaatikkosi on tulossa liian sotkuiseksi, voit järjestää sitä hieman erottamalla lukemattomat sähköpostit kaikesta muusta postilaatikossasi, mikä voi siivota asioita hieman.

Napsauta rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse . Siirry välilehden ensimmäiseen asetukseen yläreunaan, joka on . Valitse avattavasta valikosta.

Sitten sen alapuolella on ns. Sinulla on ja . Tarkistamalla kunkin näistä voit muokata sitä hieman.

Yhdistä toinen sähköpostitili

Jos sinulla on useita Gmail-tilejä, jotka haluat yhdistää yhdeksi, voit käyttää ensisijaista Gmail-tiliäsi uusien sähköpostien hakemiseen muista Gmail-tileistäsi sekä sähköpostien lähettämiseen muista Gmail-tileistäsi ensisijaisen tilisi kautta.

Napsauta vain rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse . Siirry sitten välilehteen. Sieltä voit käyttää POP3:a sähköpostin hakemiseen toiselta Gmail-tililtä sekä lisätä sähköpostiosoitteen, josta voit lähettää uusia viestejä ilman, että sinun tarvitsee kirjautua kyseiselle tilille joka kerta.

Hyödynnä suodattimia

Haluatko vain, että tietyn lähettäjän sähköpostit menevät suoraan roskakoriin? Vai haluatko liittää sähköpostiin tunnisteen, jos siinä mainitaan jotain erityistä? Näitä varten suodattimet ovat.

Napsauta rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse . Siirry sitten välilehdelle ja aloita suodattimien luominen! Minun tapauksessani minulla on suodatin, joka lisää erikoistunnisteen aina, kun sähköposti sisältää sanan ”peru tilaus”, ja minulla on myös suodattimet, kun saan tiettyjä tärkeitä sähköposteja ja varmistan, etteivät ne vahingossa joudu roskapostikansioon.

Valittavana on tietysti monia erilaisia ​​suodatinvaihtoehtoja, mutta se on ominaisuus, joka on uskomattoman hyödyllinen Gmailissa.

Tee Gmailista muodonmuutos

Jos et ole Gmailin käyttöliittymän oletusulkoasun ystävä, voit muuttaa sitä asetuksista.

Napsauta rataskuvaketta näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse . Siirry sitten kohtaan Teemat -välilehti ja sinulle näytetään kourallinen erilaisia ​​teemoja, joista voit valita, jotta Gmail-tiliisi voidaan tehdä kipeästi kaivattua muutosta.

Henkilökohtaisesti pidän asioista yksinkertaisina, joten pysyn oletusulkoasessa, mutta jos haluat antaa Gmailille hieman enemmän luonnetta, teet sen näin.

Arkistoi tai poista sähköposti Android-ilmoituksista

Jos käytät Androidia, voit arkistoida tai poistaa sähköpostit nopeasti suoraan ilmoituspalkista, ja valitsemasi vaihtoehdon riippuu asetuksista.

Gmail-sovelluksen alla on asetukset nimeltä Gmailin oletustoiminto, ja voit muuttaa tämän joko tai . Valitsemalla yhden voit joko arkistoida tai poistaa sähköpostin suoraan Android-laitteesi ilmoituspalkista.

Poista mobiiliilmoitukset käytöstä

Jos sinun on tehtävä töitä häiriötekijöiden kanssa, voit helposti poistaa uudet sähköposti-ilmoitukset käytöstä puhelimessasi.

Avaa iPhonessa Gmail-sovellus ja avaa sivupalkki napauttamalla valikkopalkkia vasemmassa yläkulmassa. Napauta sitten rataskuvaketta ja valitse kohdasta .

Kun olet valmis ja haluat ilmoituksesi takaisin, palaa tähän asetusvalikkoon ja napauta aloittaaksesi hälytysten vastaanottamisen.