10 tärkeää Microsoft Excel -toimintoa tietojen analysointiin

Microsoft Excel tarjoaa käyttäjille satoja erilaisia ​​toimintoja ja kaavoja eri tarkoituksiin. Joudutpa analysoimaan henkilökohtaista talouttasi tai mitä tahansa suurta tietojoukkoa, toiminnot tekevät työstä helppoa. Lisäksi se säästää paljon aikaa ja vaivaa. Oikean toiminnon löytäminen tietojoukollesi voi kuitenkin olla erittäin hankalaa.

Joten jos sinulla on ollut vaikeuksia löytää sopiva Excel-toiminto tietojen analysointiin, olet tullut oikeaan paikkaan. Tässä on luettelo tärkeistä Microsoft Excel -toiminnoista, joita voit käyttää tietojen analysointiin ja joilla voit parantaa tuottavuuttasi prosessin aikana.

1. LIITTÄ

=CONCATENATE on yksi tärkeimmistä data-analyysin toiminnoista, koska sen avulla voit yhdistää tekstiä, numeroita, päivämääriä jne. useista soluista yhdeksi. Toiminto on erityisen hyödyllinen yhdistettäessä tietoja eri soluista yhdeksi soluksi. Se on kätevä esimerkiksi markkinointikampanjoiden seurantaparametrien luomiseen, API-kyselyjen luomiseen, tekstin lisäämiseen numeromuotoon ja moniin muihin asioihin.

Yllä olevassa esimerkissä halusin kuukauden ja myynnin yhteen sarakkeeseen. Tätä varten olen käyttänyt kaavaa =CONCATENATE(A2, B2) solussa C2 saadakseni tulokseksi Jan $700.

Kaava: =CONCATENATE(solut, jotka haluat yhdistää)

2. LEN

=LEN on toinen kätevä data-analyysin toiminto, joka olennaisesti tulostaa merkkien määrän missä tahansa solussa. Toimintoa voidaan käyttää pääasiassa luotaessa otsikkotunnisteita tai kuvauksia, joissa on merkkirajoitus. Se voi olla hyödyllistä myös, kun yrität selvittää eroja eri yksilöllisten tunnisteiden välillä, jotka ovat usein melko pitkiä eivätkä oikeassa järjestyksessä.

Yllä olevassa esimerkissä halusin laskea kuukausittaisten katselukertojen lukumäärän. Tätä varten käytin kaavaa =LEN(C2) solussa D2 saadakseni tulokseksi 5.

Kaava: =pituus(solu)

3. VLOOKUP

=VLOOKUP on luultavasti yksi tunnistetuimmista toiminnoista kaikille, jotka tuntevat data-analyysin. Voit käyttää sitä yhdistämään taulukon tiedot syötearvoon. Toiminto tarjoaa kaksi tapaa sovittaa – tarkka ja likimääräinen, jota ohjaa haun alue. Jos asetat vaihteluväliksi EPÄTOSI, se etsii tarkan vastaavuuden, mutta jos asetat sen arvoon TOSI, se etsii likimääräistä vastaavuutta.

Yllä olevassa esimerkissä halusin tarkastella katselukertojen määrää tietyssä kuukaudessa. Tätä varten käytin kaavaa =VLOOKUP(”Jun”, A2:C13, 3) solussa G4 ja sain tulokseksi 74992. Tässä ”Jun” on hakuarvo, A2:C13 on taulukkotaulukko, josta etsin sanaa ”Jun” ja 3 on sen sarakkeen numero, josta kaava löytää vastaavat näkymät kesäkuulle.

Tämän toiminnon käytön ainoa haittapuoli on, että se toimii vain sarakkeisiin järjestettyjen tietojen kanssa, mistä johtuu nimi — vertikaalinen haku. Joten jos tietosi on järjestetty riveihin, sinun on ensin muutettava rivit sarakkeiksi.

Kaava: =VHAKU(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

4. INDEKSI/OSA

Aivan kuten VLOOKUP-toiminto, INDEX- ja MATCH-funktiot ovat hyödyllisiä haettaessa tiettyä dataa syötearvon perusteella. INDEX ja MATCH, kun niitä käytetään yhdessä, voivat voittaa VLOOKUPin rajoitukset väärien tulosten tuottamiseen (jos et ole varovainen). Joten kun yhdistät nämä kaksi funktiota, ne voivat määrittää tietoviitteen ja etsiä arvoa yhden ulottuvuuden taulukosta. Tämä palauttaa tietojen koordinaatit numeroina.

Yllä olevassa esimerkissä halusin tarkastella näyttökertojen määrää tammikuussa. Tätä varten käytin kaavaa =INDEKSI (A2:C13, MATCH(”Tam”, A2:A13,0), 3). Tässä A2:C13 on tietosarake, jonka haluan kaavan palauttavan, ”Tam” on arvo, jonka haluan täsmäyttää, A2:A13 on sarake, josta kaava löytää ”Tam” ja 0 tarkoittaa, että haluan. kaava löytääksesi tarkan vastaavuuden arvolle.

Jos haluat löytää likimääräisen vastaavuuden, sinun on korvattava 0 luvulla 1 tai -1. Jotta 1 löytää suurimman arvon, joka on pienempi tai yhtä suuri kuin hakuarvo, ja -1 löytää pienimmän arvon, joka on pienempi tai yhtä suuri kuin hakuarvo. Huomaa, että jos et käytä arvoa 0, 1 tai -1, kaava käyttää arvoa 1, by.

Nyt jos et halua koodata kuukauden nimeä, voit korvata sen solun numerolla. Joten voimme korvata ”Jan” yllä mainitussa kaavassa F3:lla tai A2:lla saadaksesi saman tuloksen.

Kaava: =INDEX(palautettavien tietojen sarake, MATCH(yhteinen tietopiste, jota yrität täsmäyttää, toisen tietolähteen sarake, jolla on yhteinen tietopiste, 0))

5. MINIFS/MAXIFS

=MINIFS ja =MAXIFS ovat hyvin samankaltaisia ​​kuin funktiot =MIN ja =MAX, paitsi että niiden avulla voit ottaa minimi-/maksimiarvojoukon ja sovittaa ne myös tietyillä kriteereillä. Eli pohjimmiltaan funktio etsii minimi-/maksimiarvoja ja sovittaa ne syöttöehtoihin.

Yllä olevassa esimerkissä halusin löytää vähimmäispisteet opiskelijan sukupuolen perusteella. Tätä varten käytin kaavaa =MINIFS (C2:C10, B2:B10, “M”) ja sain tulokseksi 27. Tässä C2:C10 on sarake, josta kaava etsii pisteet, B2:B10 on sarake, josta kaava etsii kriteerit (sukupuoli), ja ”M” on kriteeri.

Vastaavasti maksimipisteiden saamiseksi käytin kaavaa =MAXIFS(C2:C10, B2:B10, “M”) ja sain tulokseksi 100.

MINIFS-kaava: =MINIFS(min_alue, ehtojen_väli1, ehdot1,…)

Kaava MAXIFS:lle: =MAXIFS(max_range, kriteerit_väli1, ehdot1,…)

6. AVERAGEIFS

=AVERAGEIFS-funktion avulla voit löytää keskiarvon tietylle tietojoukolle yhden tai useamman kriteerin perusteella. Kun käytät tätä toimintoa, sinun tulee muistaa, että jokainen kriteeri ja keskimääräinen vaihteluväli voivat olla erilaisia. =AVERAGEIF-funktiossa sekä kriteerialueen että summa-alueen on kuitenkin oltava sama kokoalue. Huomaatko yksikön ja monikon eron näiden funktioiden välillä? No, siellä kannattaa olla varovainen.

Tässä esimerkissä halusin löytää keskimääräisen pistemäärän opiskelijoiden sukupuolen perusteella. Tätä varten käytin kaavaa = AVERAGEIFS(C2:C10, B2:B10, “M”) ja sain tulokseksi 56,8. Tässä C2:C10 on alue, josta kaava etsii keskiarvoa, B2:B10 on kriteerialue ja ”M” on kriteeri.

Kaava: =AVERAGEIFS(keskimääräinen_väli, kriteeriväli1, ehdot1,…)

7. LASKEET

Jos nyt haluat laskea, kuinka monta kertaa tietojoukko täyttää tietyt ehdot, sinun on käytettävä =COUNTIFS-funktiota. Tämän toiminnon avulla voit lisätä kyselyyn rajattomasti ehtoja, mikä tekee siitä helpoimman tavan löytää syöttöehtojen perusteella laskettu määrä.

Tässä esimerkissä halusin selvittää niiden mies- tai naisopiskelijoiden lukumäärän, jotka saivat läpäisypisteitä (eli >=40). Tätä varten käytin kaavaa =COUNTIFS(B2:B10, “M”, C2:C10, “>=40”). Tässä B2:B10 on alue, josta kaava etsii ensimmäistä kriteeriä (sukupuoli), ”M” on ensimmäinen kriteeri, C2:C10 on alue, josta kaava etsii toista kriteeriä (pisteitä), ja ”>=40” on toinen kriteeri.

Kaava: =COUNTIFS(kriteerit_väli1, ehdot1,…)

8. SUMMATUOTE

=SUMPRODUCT-funktio auttaa kertomaan alueet tai taulukot yhteen ja palauttaa sitten tulojen summan. Se on melko monipuolinen toiminto, ja sitä voidaan käyttää laskemaan ja summaamaan taulukoita, kuten COUNTIFS tai SUMIFS, mutta lisää joustavuutta. Voit myös käyttää muita SUMPRODUCTin toimintoja laajentaaksesi sen toimintoja entisestään.

Tässä esimerkissä halusin löytää kaikkien myytyjen tuotteiden summan. Tätä varten käytin kaavaa =SUMMATUOTE(B2:B8, C2:C8). Tässä B2:B8 on ensimmäinen matriisi (myytyjen tuotteiden määrä) ja C2:C8 on toinen taulukko (kunkin tuotteen hinta). Kaava moninkertaistaa sitten kunkin myydyn tuotteen määrän sen hinnalla ja laskee sen sitten yhteen kokonaismyynnin saamiseksi.

Kaava: =SUMMATUOTE(array1, [array2], [array3],…)

9. TRIM

=TRIM-toiminto on erityisen hyödyllinen, kun työskentelet tietojoukon kanssa, jossa on useita välilyöntejä tai ei-toivottuja merkkejä. Toiminnon avulla voit helposti poistaa nämä välilyönnit tai merkit tiedoistasi, jolloin saat tarkkoja tuloksia käyttäessäsi muita toimintoja.

Tässä esimerkissä halusin poistaa kaikki ylimääräiset välilyönnit sanojen Mouse and pad väliltä A7:ssä. Tätä varten käytin kaavaa =TRIM(A7).

Kaava yksinkertaisesti poisti ylimääräiset välilyönnit ja toimitti tuloksena Hiirimatto yhdellä välilyönnillä.

Kaava: =TRIM(teksti)

10. ETSI/HAE

Pyöristää asioita ovat FIND/SEARCH-toiminnot, jotka auttavat sinua eristämään tietyn tekstin tietojoukosta. Molemmat funktiot ovat melko samankaltaisia ​​siinä, mitä ne tekevät, lukuun ottamatta yhtä suurta eroa – =FIND-funktio palauttaa vain isot ja pienet kirjaimet. Sillä välin =SEARCH-funktiolla ei ole tällaisia ​​rajoituksia. Nämä toiminnot ovat erityisen hyödyllisiä, kun etsitään poikkeavuuksia tai yksilöllisiä tunnisteita.

Tässä esimerkissä halusin selvittää, kuinka monta kertaa ’Gui’ esiintyi Guiding Techissä, jolle käytin kaavaa =FIND(A2, B2), joka antoi tuloksen 1. Jos nyt halusin löytää kuinka monta kertaa ’ gui’ ilmestyi sen sijaan Guiding Techiin, minun on käytettävä =SEARCH-kaavaa, koska se ei ole kirjainkoolla.

Etsintäkaava: =FIND(find_text, inside_text, [start_num])

Hakukaava: =SEARCH(find_text, inside_text, [start_num])

Hallitse tietoanalyysi

Nämä olennaiset Microsoft Excel -toiminnot auttavat sinua varmasti tietojen analysoinnissa, mutta tämä luettelo raapaa vain jäävuoren huippua. Excel sisältää myös useita muita edistyneitä toimintoja tiettyjen tulosten saavuttamiseksi. Jos olet kiinnostunut oppimaan lisää näistä toiminnoista, kerro siitä meille alla olevassa kommenttiosassa.

Seuraava: Jos haluat käyttää Exceliä tehokkaammin, sinun kannattaa tutustua seuraavaan artikkeliin, jossa on joitain käteviä Excelin pikanäppäimiä, jotka sinun on tiedettävä.