Kuinka varmuuskopioida ja synkronoida Zoho Docs

Kun on valittava Google Docsin, Zoho Docsin (Writer) tai MS Word Onlinen välillä, tärkein mieleen tuleva huolenaihe on eri alustojen saatavuus. Tarvitset vain kunnollisen internetyhteyden, ja voit jatkaa työtäsi melkein mistä tahansa. Ja yhteistyöominaisuus on kirsikka päällä.

Tunnet ylimääräisen turvallisuuden tunteen, jos tiedät, että sinulla on varmuuskopio, jota voit käyttää, jos et jostain odottamattomasta syystä pääse käsiksi ensisijaisiin tiedostoihin. Surullinen tilanne, mutta kuten me kaikki tiedämme, se tapahtuu parhaimmillemme.

Nykyään offline-tiedostojen pilvivarmuuskopiointia pidetään melkein normaalina. Ja tarpeetonta sanoa, että toinen tapa on myös totta. Loppujen lopuksi et halua menettää arvokkaita tietojasi.

Onneksi Zoho Docsin avulla voit synkronoida tiedostosi palveluita, kuten Dropboxia, kanssa tai voit tallentaa Writer-tiedostosi Google Drive -tilillesi.

Katsotaan kuinka se saadaan käyntiin.

Synkronointi Dropboxin kanssa

Zoho Docsilla voit myös määrittää Dropbox-tilisi. Ainoa saalis on, että se on kaksisuuntainen synkronointi, mikä tarkoittaa, että kaikki tiedostosi Dropbox-tililläsi synkronoidaan Zohoon ja päinvastoin.

Määritä Dropbox-tilisi noudattamalla alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Avaa Zoho Docs ja napsauta Dropbox-kuvaketta oikeassa yläkulmassa. Napsauta Määritä Dropbox-tilisi.

Nyt sinut ohjataan uudelle kirjautumissivulle. Sinun tarvitsee vain syöttää Dropbox-tilisi tiedot ja kirjautua sisään.

Vaihe 2: Kun tili on vahvistettu, näet Dropbox-käyttäjänimesi. Napsauta sitä, ja sinut ohjataan synkronoinnin määrityssivulle.

Sekä Dropboxin että Zoho Docsin kansiorakenteet tulevat näkyviin, ja sinun tarvitsee vain valita oikea kansio tehtävääsi varten. Kun olet valmis, paina Synkronoi kansiot -painiketta ja siinä kaikki. Synkronointi alkaa välittömästi.

Voit jopa valita synkronointiajat. Prioriteetistasi riippuen voit valita Synkronoi jatkuvasti. Sanoisin kuitenkin, että valitse Synkronoi kerran -vaihtoehto, koska se hoitaa suurimman osan asioista.

Tiesitkö:

Pidä mielessä

Zoho Docs sallii vain yhden Dropbox-kansion synkronoinnin. Toistaiseksi olen pitänyt Dropbox-kansioni tyhjänä, koska en halua näitä tiedostoja Zohoon. Zoho ei myöskään salli alikansioiden ja niissä olevien tiedostojen synkronointia.

Lisäksi, jos poistat tiedoston jommastakummasta palvelusta, sinun on poistettava tiedostot toisesta palvelusta manuaalisesti. Tämä johtuu siitä, että Zoho Docsilla ei ole kirjoitushetkellä tiedostojen poiston synkronointia.

Synkronoidaan Google Driven kanssa

Zoho Docs ei teknisesti anna sinun synkronoida kansioita tai asiakirjoja Google Driveen. Sen sijaan voit tallentaa tiedoston suoraan Google Driveen. Voit käyttää tätä prosessia tiedostojen tallentamiseen myös Dropbox-kansioosi.

Kun olet suorittanut asiakirjan käsittelyn (ja kaikki käsitellyt kommentit), napsauta Tiedosto > Tallenna muihin asemiin ja valitse Google Drive luettelosta.

Luonnollisesti sinun on kirjauduttava sisään ja annettava tarvittavat käyttöoikeudet. Kun olet valmis, sinun pitäisi pystyä näkemään kaikki Google Drive -kansiosi siististi pienessä ikkunassa.

Nyt voit joko valita tai luoda uuden kansion tallentaaksesi tiedostosi. Napsauta vain Lisää tähän kansioon -painiketta, niin asiakirjasi ladataan välittömästi.

Hyvä puoli tässä prosessissa on, että voit valita tiedostosi muodon. PDF:stä DOCX:ään tai ODT:hen voit valita vapaasti kunnon vaihtoehtoluettelosta. Voit myös lisätä useamman kuin yhden Google Drive -tilin. Lisäksi, jos olet hieman vainoharhainen yksityisyyteen ja tietoturvaongelmiin liittyen, voit jopa poistaa tilin, kun olet tehnyt työsi.

Napsauta molemmissa Tallenna muihin asemiin -ikkunassa Asetukset > Poista.

Valitettavasti sama ominaisuus ei ole käytössä Zoho Presentationissa tai Zoho Spreadsheetissä.

Entä offline-varmuuskopiointi

Vaikka Zoho Docs ei tarjoa alkuperäistä tapaa varmuuskopioida tiedostoja tietokoneellesi, siihen on pieni kiertotapa. Sitä käyttämällä voit saavuttaa melkein samanlaisia ​​​​tuloksia. Sanoin samanlaista ja ei tarkkaa.

Jos olet tavallinen Zoho Docs -käyttäjä, sinun on jo tiedettävä, että sen avulla voit ladata tiedostoja tietokoneellesi. Hyvä asia on, että Zoho Docs tarjoaa monia vaihtoehtoja, joista voit valita. Joten, haluatko tallentaa tiedoston PDF-tiedostona vai pelkkänä tekstitiedostona, valinta on sinun.

Voit tehdä tämän avaamalla Tiedosto, napsauttamalla Lataa nimellä ja valitsemalla jonkin vaihtoehdoista. Voit myös suojata tiedostosi salasanalla siltä varalta, että käytät jaettua tietokonetta.

Pro Vinkki

Tervetuloa Rauha!

Nykyaikaisella kosketuksella ja hienoilla muokkaustyökaluilla varustettu Zoho Docs on sopiva työkalu kaikkiin tekstinkäsittelytehtäviin tai taulukkolaskentatarpeisiisi. Lisäksi siistit yhteistyöominaisuudet ovat huippuluokkaa. Ja kun olet keksinyt oikean tavan varmuuskopioida kaikki tärkeät asiakirjasi, sanoisin, että sinut lajitellaan.

Seuraava: Yhteistyöstä puheen ollen, tiesitkö, että Zoho Writer antaa sinun lukita asiakirjasi yhteistyön aikana? Lue seuraava viesti tietääksesi kaikki piilotetut vinkit ja temput.