Poissapostin ajoittaminen Outlookissa

Jokainen ansaitsee loman tai pienen tauon työelämästä. Jos olet kuitenkin lomalla muutamaksi päiväksi etkä ole käytettävissä toimistossa hoitamassa asiakkaita, on suositeltavaa asettaa automaattiset vastaukset tai poissaolosähköpostit Outlookissa. Näin voit kertoa muille, milloin, miksi ja kuinka kauan olet poissa. Voit myös mainita, keneen otat yhteyttä poissa ollessasi käyttämällä poissaolovastauksia.

Voit helposti määrittää ja ajoittaa poissapostin Outlook Web-, Windows- ja Mac-sovelluksissa. Valitettavasti et voi tehdä samaa Outlook-mobiilisovelluksista. Tässä viestissä käsittelemme kaikkia kolmea alustaa ja näytämme, kuinka ajoitat poissaoloilmoitukset Outlookissa.

Ajoita Out of Office -sähköposti Outlook Webissä

Outlookin työpöytäsovellukset ovat hyviä, mutta Outlook Web on edelleen ominaisuuksiltaan rikkain trion joukossa. Uudet toiminnot, kuten Outlook Spaces, laskeutuvat ensin Outlook Webiin ja laajenevat sitten muihin alustoihin.

Näin voit määrittää automaattiset vastaukset Outlook Webissä.

Vaihe 1: Käy Outlookissa verkossa.

Vieraile Outlook Webissä

Vaihe 2: Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset-kuvaketta ja valitse Näytä kaikki Outlook-asetukset.

Vaihe 3: Valitse vasemmasta sivupalkista Posti ja napsauta Automaattiset vastaukset.

Vaihe 4: Ota automaattiset vastaukset käyttöön.

Vaihe 5: Voit määrittää vastauksesi alkamaan ja päättymään tiettyyn aikaan. Muuten ne jatkuvat, kunnes sammutat ne. Ota Lähetä vastaukset käyttöön vain tietyn ajanjakson aikana. Valitse Aloitusaika ja Päättymisaika.

Vaihe 6: Kirjoita henkilökohtainen vastauksesi kaikkiin asiaankuuluviin yksityiskohtiin ja paina Tallenna-painiketta alareunassa.

Kun kirjoitat vastausta, voit kirjoittaa täydellisen vastauksen Outlookin rich text editorilla. Voit myös ottaa käyttöön Lähetä vastaukset alareunassa olevaan yhteystietovalikkoon. Mutta emme suosittele sitä, koska Jos otat vaihtoehdon käyttöön, vain tallennetut Outlook-yhteystiedot saavat automaattisen vastauksen. Toiset saattavat jäädä poissa toimistosta vastaamatta.

Ajoita Out of Office -sähköposti Outlook Macissa

Microsoft käsittelee tällä hetkellä kahta Outlook-sovellusta Macissa. Uusi Outlook-kytkin Macin Outlook-sovelluksessa vie sinut uuteen Outlook-kokemukseen, jonka Microsoft suunnittelee pian.

Poissaolo-toiminto on käytettävissä vain vanhassa Outlook Mac -sovelluksessa. Näin käytät sitä.

Vaihe 1: Avaa Outlook-sovellus Macissa.

Vaihe 2: Valitse valikkoriviltä Työkalut.

Vaihe 3: Napsauta Poissa toimistosta.

Vaihe 4: Ota käyttöön automaattisten vastausten lähettäminen tilille ”Outlook”.

Täällä voit luoda erilaisia ​​automaattisia vastauksia organisaatiosi sisällä ja sen ulkopuolella.

Vaihe 5: Valitse aloitusaika ja lopetusaika ja paina ok alareunasta.

Valitettavasti Outlook Mac -sovelluksesta puuttuu RTF-editori automaattisten vastausten kirjoittamista varten.

Automaattisten vastausten määrittäminen Outlook Windowsissa

Windowsissa meillä on Mail-sovellus, joka on sisäänrakennettu käyttöjärjestelmän kanssa, ja Outlook-sovellus, joka on osa Microsoft 365 -pakettia. Alla olevassa esimerkissä käytämme Microsoft 365:n Outlook-sovellusta.

Vaihe 1: Avaa Outlook Windowsissa.

Vaihe 2: Pidä Mail-valikko auki ja valitse valikkoriviltä Tiedosto.

Vaihe 3: Tietosivulta löydät Automaattiset vastaukset -vaihtoehdon. Klikkaa sitä.

Vaihe 4: Ota käyttöön Lähetä automaattiset vastaukset ja valitse aloitus- ja lopetusaika.

Vaihe 5: Kirjoita automaattinen vastauksesi toiminnallisella tekstieditorilla ja OK alareunassa.

Yksi alue, jolla Outlook for Windows voittaa Outlook Macin ja Outlook Webin, on Säännöt automaattisissa vastauksissa.

Kun olet kirjoittanut automaattisen vastauksen, voit napsauttaa Säännöt, jolloin se avaa erityisen valikon sääntöjen asettamista varten.

Valitse Lisää sääntö ja voit luoda erilaisia ​​automaatiosääntöjä Outlookissa. Voit esimerkiksi lähettää automaattisesti tietyt sähköpostit toiseen sähköpostiosoitteeseen.

Voit myös asettaa Outlookin poistamaan automaattisesti tietyt sähköpostit markkinointiavainsanoilla. Näin kun palaat lomalta, et joudu satojen sähköpostien pommitukseen.

Toinen skenaario voi olla mukautettuja vastauksia. Oletetaan, että jotkut asiakkaat ovat sinulle tärkeämpiä. Voit lisätä heidän sähköpostiosoitteensa Sääntöihin ja määrittää heille mukautetun sähköpostivastauksen. Nollaus saa jatkossakin normaalit automaattiset vastaukset Outlookissa. Mahdollisuudet ovat täällä loputtomat.

Aseta automaattiset vastaukset Outlookissa

Automaattisten vastausten määrittäminen virka-ajan ulkopuolella osoittaa ammattimaisen suhtautumisesi työhön. Asiakkaasi ja asiakkaasi sekä ne, jotka tavoittavat sinut sähköpostitse, arvostavat sähköpostipäivitystä. Käy läpi yllä olevat vaiheet ja määritä poissaposti Outlookissa.