Sähköposti on verkkopalvelu; tämä tarkoittaa, että verkkopalvelin on vastuussa viestien lähettämisestä/välittämisestä ja että viestisi ovat palvelimella. Kun luet sähköpostia, viesti ladataan sähköpostinlukuohjelmaasi. Saamasi kopio voi olla väliaikainen, ja se voidaan ladata vasta, kun viestiä käytetään. Se voi olla myös offline -kopio, mikä tarkoittaa, että se pysyy laitteellasi, ellet poista sitä, mutta se voidaan lukea vain käyttämäsi sovelluksen/asiakkaan kautta.

Käsite voi olla hieman hämmentävä, mutta jos haluat tallentaa sähköpostiviestin, voit käyttää muutamia menetelmiä.

Tallenna sähköpostiviesti

Sähköpostiviestin voi tallentaa neljällä eri tavalla. Kaikkia näitä menetelmiä voidaan käyttää lähes kaikentyyppisiin sähköpostitileihin, jos olet valmis käyttämään eri sovellusta työhön tarvittaessa.

Arkistointi: Arkistoinnin avulla voit säilyttää sähköpostin, mutta silti siirtää sen pois pääpostilaatikostasi. Tämä ominaisuus on käytettävissä Gmailissa ja Outlookissa, vaikka se voi olla myös muissa palveluissa. Useimmissa pöytäkoneiden sähköpostiohjelmissa on arkistointitoiminto. Arkistoitu sähköposti säilyy edelleen palvelimen palvelimilla. Jotta voit käyttää arkistoitua sähköpostia, sinulla on oltava pääsy sähköpostitilillesi. Kaikki liitteet ja sähköpostin otsikot tallennetaan.

Tallenna HTML: Tämä koskee kaikkia sähköpostiviestejä, joita voit käyttää selaimessasi. Säästät periaatteessa sähköpostin verkkonäkymää. Liitteet ja sähköpostin otsikkotiedot eivät välttämättä tallennu sen mukana. Voit avata tallennetun tiedoston missä tahansa selaimessa.

Lataa offline -tilassa: Tämä menetelmä toimii sähköpostiohjelmissa, kuten Outlook 365, Thunderbird, Mail jne. Sähköposti tallennetaan paikalliselle levyllesi, mutta se on käytettävissä vain sen sähköpostiohjelman kautta, johon se on tallennettu. Sinun ei tarvitse käyttää sähköpostitiliä, koska tiedosto on jo järjestelmässäsi.

Tallenna EML -muodossa: EML -tiedosto on viety sähköposti, liitteet ja kaikki. Tiedosto voidaan helposti siirtää muihin järjestelmiin ja lukea niistä. Sinun ei tarvitse käyttää sähköpostitiliäsi lukeaksesi EML -tiedostoa.

1. Arkistoi sähköposti

  1. Avaa sähköposti haluat arkistoida valitsemassasi sähköpostiohjelmassa tai selaimessasi.
  2. Etsiä arkisto -painiketta ja napsauta sitä. Sähköposti arkistoidaan. Sähköpostipalvelun/asiakasohjelman toiminnasta riippuen sitä ei ehkä siirretä postilaatikosta.

Sähköpostiviestin tallentaminen 2

2. Tallenna HTML

  1. Käytä omaasi sähköpostiviesti verkkoselaimessasi.
  2. Avaa viesti omassa ikkunassaan jos verkkopalvelulla on mahdollisuus tehdä s. Anna sähköpostin ladata ja jos kuvat on estetty viestissä, lataa ne ensin.
  3. Napauta selaimessa Ctrl+S ikkuna/välilehti, jossa sähköposti on auki, ja tallenna tiedosto.
  4. Sinä pystyt Voit tarkastella viestiä milloin tahansa kaksoisnapsauttamalla HTML-tiedostoa ja avaa se valitsemallasi selaimella.

Sähköpostiviestin tallentaminen 3

3. Lataa offline -tilassa

Tämä on pohjimmiltaan asetus, jota sovelletaan kaikkiin sähköpostiohjelman tuleviin sähköposteihin. Käyttämässäsi sähköpostiohjelmassa voi olla tai ei ole tätä ominaisuutta, mutta useimmilla pöytäkoneiden sähköpostiohjelmilla on.

  1. Avaa sinun sähköpostiohjelma, ja mennä sen asetukset.
  2. Etsi mahdollisuus tallentaa sähköpostit tai pitää ne offline -tilassa.
  3. Varten Outlook 365, voit mennä Tiedosto> Tiedot> Tilin asetukset> Tilin asetukset.
  4. Valitse sähköpostitilisi sähköposti -välilehdellä ja napsauta Muuta.
  5. Käytä ’Säilytä sähköposti offline -tilassa ja valitse sen asetukseksi Kaikki.

Sähköpostiviestin tallentaminen 4

4. Tallenna nimellä EML

Sähköposti voidaan tallentaa EML -muodossa työpöytäsovelluksesta ja verkkoportaalista. Jos käytät sähköpostiviestejä, joita katselet verkkoportaalin, esimerkiksi Gmailin, kautta, sinun on selvitettävä, miten voit tarkastella alkuperäistä viestiä, ei tavallisesti näkemääsi HTML -versiota.

  1. Avaa alkuperäinen viesti selaimessasi. Gmailissa voit napsauttaa Lisää vaihtoehtoja -painiketta ja valita Näytä alkuperäinen.
  2. Etsi ja napsauta alkuperäisen viestin näkymässä Lataa alkuperäinen -vaihtoehtoa tallentaaksesi sähköpostin EML -muodossa.
  3. Jos verkkopohjaisessa sähköpostissasi ei ole vaihtoehtoa nähdä tai ladata alkuperäistä viestiä, määritä sähköposti työpöydän sähköpostiohjelmassa. Windows 10: ssä voit käyttää Mailia.
  4. Avaa viesti Mailissa ja napsauta lisää vaihtoehtoja (kolme pistettä) -painiketta ja valitse Tallenna nimellä.
  5. Valitse minne haluat tallentaa viestin, niin se tulee tallennettu EML -tiedostona.

Sähköpostiviestin tallentaminen 5

Johtopäätös

Sähköpostiviestien tallentaminen offline -tilaan on helppoa ja niiden avaaminen on yhtä helppoa. Monissa tapauksissa tämä on yksinkertaisin tapa liittää sähköpostiviesti toiseen sähköpostiviestiin. Jos sinulla on tärkeä sähköposti, jota tarvitset myöhemmin, sen tallentaminen offline -tilaan tai paikalliselle levylle saattaa olla hyvä idea. Jos tallennat sähköpostin työpaikan sähköpostitililtä, ​​varmista, ettet riko mitään työpaikan käytäntöjä, jotka estävät sinua tekemästä niin.